Que prévoir pour un congrès sur l’eau ?

Pour un congrès sur l’eau, les achats ne se limitent pas au café et aux bouteilles d’eau. Il faut aussi prévoir la vaisselle, le matériel de présentation, les câbles et l’accueil des participants. Cette liste accompagne un plan complet avec 75 tâches et 66 éléments à rassembler. Les quantités dépendent surtout du nombre d’inscrits, du format des pauses et du nombre d’intervenants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables de congrèsqté 20
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tables de buffetqté 6
Tables réseauqté 8
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 130
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Pointeur laserqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Adaptateurs USB-Cqté 4
Câbles HDMIqté 6
Hotspot Wi-Fi

Catering

Thermos à caféqté 8
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Bains-marieqté 6
Corbeilles à painqté 8
Pichets à laitqté 8
Sucriersqté 8
Courses
- Grains de café - 5 kilos
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Lait - 18 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait pour le café - 6 sachets
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Miel - 2 pots
- Citrons - 3 kilos
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 30 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Croissants - 130 pièces
- Mini pains aux raisins - 130 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Confiture - 6 pots
- Gâteau de riz au chocolat - 3 paquets
- Pain complet - 20 pains
- Petits pains blancs - 140 pièces
- Petits pains multigrains - 100 pièces
- Jambon - 4 kilos
- Fromage - 5 kilo
- Blancs de poulet - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Tomates - 5 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 4 kilos
- Oignon rouge - 2 kilos
- Olives - 3 kilos
- Vinaigrette aux herbes - 4 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 3 pots
- Pâtes - 12 kilos
- Pesto - 4 pots
- Sauce tomate - 8 pots
- Bouillon de légumes - 2 paquets
- Poivrons pour le repas chaud - 4 kilos
- Courgettes - 4 kilo
- Champignons de Paris - 4 kilo
- Pois chiches - 5 boîtes
- Parmesan - 2 kilos
- Fromage râpé - 3 kilo
- Salade composée - 8 kilos
- Baguettes - 25 pièces
- Sauce à l’ail - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pommes - 10 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Oranges - 8 kilo
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 130 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange montagnard - 4 kilo
- Serviettes - 500 pièces
- Sacs à lunch en papier - 150 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 130
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Bacs d'inscriptionqté 4
Chemises à pinceqté 6

Décoration

Bannières du congrès sur l’eauqté 4
Nappesqté 20
Compositions floralesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Plaques nominatives pour les sallesqté 8

Éclairage

Lampadaires LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Salon des chefsqté 4
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par participant et par pause, puis ajoutez 10 % de marge pour les échanges et la casse.
Pour le café, comptez environ 2 tasses par personne sur une demi-journée et prévoyez plusieurs thermos plutôt qu’un seul point de service.
Réservez un ordinateur de présentation, un projecteur et un écran par salle équipée ; testez les câbles HDMI et les adaptateurs USB-C au plus tard la veille.
Ajoutez 10 % de badges vierges ou réimprimables par rapport au nombre d’inscrits : les changements de dernière minute sont fréquents lors de l’accueil.
Prévoyez au moins deux multiprises et une rallonge par zone technique, avec un hotspot Wi-Fi de secours si les présentations ou les inscriptions dépendent du réseau.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès ?: Comptez un verre à eau par participant et par pause, avec une marge d’environ 10 %. Pour un congrès de 100 personnes avec deux pauses, prévoyez donc au moins 220 verres à eau si vous ne les lavez pas entre les services.
Quelle quantité de café prévoir pour 100 personnes ?: Pour une demi-journée, prévoyez environ 200 tasses de café, soit deux par personne. Ajoutez quelques thermos à café afin de maintenir le service pendant les pauses sans créer une file unique.
Quand acheter le matériel technique du congrès ?: Vérifiez et rassemblez le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les câbles au moins 7 jours avant. Faites un test complet la veille, notamment avec l’ordinateur de présentation et les adaptateurs USB-C.
Combien de badges imprimer pour les participants ?: Imprimez un badge par inscrit et ajoutez une réserve de 10 %. Pour 150 participants, préparez donc environ 165 badges, dont quelques exemplaires vierges pour les inscriptions ou modifications de dernière minute.

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