Boodschappenlijst voor een voorlichtingsavond

Voor een voorlichtingsavond heb je meer nodig dan koffie en een projector. Bezoekers moeten bij binnenkomst snel hun weg vinden, presentatoren moeten zonder technische vertraging kunnen starten en informatietafels moeten er verzorgd uitzien. Denk daarom aan drank, servies, printwerk, naamkaartjes en apparatuur voor elke ruimte. Gebruik deze lijst als controle voordat je boodschappen doet en controleer de voorraad uiterlijk een week vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Tafelkledenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveer tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoud kannenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 5
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
Laptopladersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Kaarshoudersaantal 10
Ledkaarsenaantal 20
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Kabelbindersaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Warme chocolademelk - 2 pakken
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 48 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Citroenen - 2 kilogram
- IJsblokjes - 10 kilogram
- Mini broodjes - 180 stuks
- Volkoren broodjes - 60 stuks
- Roomboter - 2 pakken
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Belegen kaas - 2 kilogram
- Kipfilet beleg - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 2 potten
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Sla - 6 kroppen
- Paprika's - 2 kilogram
- Rauwkostsalade - 4 kilogram
- Kruidenboter - 2 kuipjes
- Mini quiches - 120 stuks
- Vegetarische mini quiches - 60 stuks
- Vegan groenteballetjes - 60 stuks
- Falafel - 2 kilogram
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Zoute sticks - 3 zakken
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Rozijnen - 1 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 5 kilogram
- Mandarijnen - 5 kilogram
- Aardbeien - 3 kilogram
- Mini muffins - 120 stuks
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Vegan koekjes - 3 pakken
- Glutenvrije koekjes - 3 pakken
- Brownies - 80 stuks
- Honing - 2 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Chilisaus - 2 flessen
- Olijven - 2 kilogram
- Augurken - 2 potten
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Servetten - 300 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Afvalzakken - 3 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibare handzeep - 6 flessen
- Handdoekpapier - 6 pakken
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 3 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 6 paar

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Papieren handdoekenaantal 6
Handdesinfectieaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 150
Programmaflyersaantal 150
Informatiefoldersaantal 300
Aanmeldlijstenaantal 10
Pennenaantal 30
Potlodenaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Plakbriefjesaantal 10
Stiftenaantal 20
A4-papieraantal 5
Clipboardsaantal 10
Enveloppenaantal 100
Badgehoudersaantal 150
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Kartonaantal 20

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Fluoriserende hesjesaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Tips

Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per bezoeker. Zet koffie en thee in thermoskannen klaar en houd extra warmhoudkannen achter de hand als meerdere lokalen tegelijk gebruikt worden.
Voorzie per aanwezige minimaal één kopje, glas, bord, mes, vork en theelepel. Neem ongeveer 10 procent extra servies mee voor morsen, late aanmeldingen en afwas die tussendoor niet lukt.
Test presentaties, projectoren, projectieschermen, luidsprekers en draadloze microfoons uiterlijk één dag vooraf in de ruimtes zelf. Leg per lokaal een passend verlengsnoer klaar en controleer de batterijen van draadloze microfoons.
Print aanwezigheidslijsten, programma's, informatiefolders en naamkaartjes uiterlijk de dag voor de avond. Maak per informatietafel een aparte stapel, zodat bezoekers niet bij één centrale tafel hoeven te wachten.
Zet bij de entree een tafel voor registratie en gebruik statafels of informatietafels op logische knooppunten. Plan minstens één afvalbak bij de catering en één bij iedere gebruikte ruimte; zo blijven bekers en folders niet liggen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een voorlichtingsavond?: Voorzie koffie, thee, water en eventuele catering, plus weg- of herbruikbaar servies voor alle bezoekers. Neem daarnaast naamkaartjes, printwerk, tafelkleden, afvalbakken en reservebenodigdheden voor ontvangst en informatietafels op.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een voorlichtingsavond?: Reken op twee tot drie drankjes per persoon in het eerste uur. Voor een avond van twee uur komt dat neer op ongeveer vier tot vijf drankjes per bezoeker, afhankelijk van het programma en de catering.
Hoeveel servies heb ik nodig per bezoeker?: Plan per bezoeker minimaal één kopje, glas, bord, mes, vork en theelepel. Bestel of verzamel 10 procent extra, zodat je niet zonder zit bij beschadiging, morsen of onverwachte bezoekers.
Wanneer moet ik de techniek voor een voorlichtingsavond regelen?: Bevestig de benodigde laptops, projectoren, schermen, luidsprekers en microfoons uiterlijk één week vooraf. Test alles nogmaals één dag voor de avond en leg verlengsnoeren en microfoonstandaards per ruimte klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.