Soirée d’information : liste de courses et matériel à prévoir
Une soirée d’information demande plus qu’un café et quelques chaises. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, orienter les groupes, servir les boissons et assurer les présentations sans interruption. Prévoyez la vaisselle, les tables d’accueil, les badges, les documents imprimés et le matériel audiovisuel avant le jour J. Cette liste vous aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les rallonges, les carafes isothermes ou les supports pour manteaux.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 120
- Tables hautesqté 6
- Portantsqté 2
- Cintresqté 120
- Nappesqté 12
- Poubellesqté 10
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Fourchettesqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 20
- Pichets de serviceqté 8
- Thermosqté 8
- Louchesqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 2
- Glacièresqté 4
- Carafes isothermesqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Projecteursqté 3
- Écrans de projectionqté 3
- Haut-parleursqté 4
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Câbles HDMIqté 5
- Clés USBqté 4
- Cliques de présentationqté 3
- Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Ruban à ballonsqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Bougeoirsqté 10
- Bougies LEDqté 20
- Panneau d’accueil
- Panneaux d'informationqté 12
- Panneaux indicateursqté 12
- Pancartes de tableqté 12
- Bandes adhésivesqté 4
- Serre-câblesqté 2
Catering
- Courses
- Grains de café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 2 kilogram
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Petits pains - 180 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet en tranches - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Salade de crudités - 4 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 2 barquettes
- Mini quiches - 120 pièces
- Mini-quiches végétariennes - 60 pièces
- Boulettes de légumes vegan - 60 pièces
- Falafel - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 3 sachets
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Raisins secs - 1 kilogramme
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 5 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Fraises - 3 kilogrammes
- Mini muffins - 120 pièces
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Biscuits vegan - 3 paquets
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Miel - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Olives - 2 kilogrammes
- Cornichons - 2 pots
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 6 paquets
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Essuie-toutqté 6
- Gel hydroalcooliqueqté 8
- Brosses de toilettesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 4
Papeterie
- Badges nominatifsqté 150
- Flyers du programmeqté 150
- Brochures d’informationqté 300
- Listes d’inscriptionqté 10
- Stylosqté 30
- Crayonsqté 20
- Blocs-notesqté 20
- Post-itqté 10
- Marqueursqté 20
- Papier A4qté 5
- Presse-papiersqté 10
- Enveloppesqté 100
- Porte-badgesqté 150
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 6
- Agrafeusesqté 3
- Cartonqté 20
Sécurité
- Lampes de pocheqté 4
- Gilets fluorescentsqté 8
- Tapis antidérapantsqté 6
- Goulottes de câblesqté 12
Conseils
- Prévoyez 2 à 3 gobelets ou verres par visiteur si la soirée dure plusieurs heures, puis ajoutez 10 % de marge pour les intervenants et les remplacements.
- Pour le café, comptez environ 2 tasses par personne sur une soirée courte. Préparez au moins 1 thermos ou une carafe isotherme par point de service afin d’éviter les files d’attente.
- Réservez une table pour l’accueil et une table par espace d’information important. Gardez 10 % de sièges supplémentaires pour les accompagnants et les visiteurs qui restent pendant les présentations.
- Testez les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, microphones et haut-parleurs au moins 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez 2 rallonges par salle équipée, avec les câbles fixés pour éviter les chutes.
- Imprimez les programmes, brochures, listes de présence et badges au plus tard la veille. Préparez 10 % d’exemplaires supplémentaires et rangez les documents par salle ou par réunion pour accélérer l’accueil.
Questions fréquentes
- Que faut-il acheter pour une soirée d’information ?
- Prévoyez des boissons, tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux, pichets et thermos. Ajoutez les tables, chaises, nappes, poubelles, badges, programmes, brochures et le matériel nécessaire aux présentations.
- Combien de verres prévoir par personne pour une soirée d’information ?
- Comptez 2 à 3 verres par personne pour une soirée de deux à trois heures. Ajoutez une marge de 10 % pour les intervenants, les visiteurs supplémentaires et les verres remplacés.
- Quand préparer les badges et les documents d’accueil ?
- Imprimez les badges, listes de présence, programmes et brochures au moins 24 heures avant l’événement. Gardez 10 % de copies supplémentaires pour les inscriptions tardives et les erreurs d’impression.
- Combien de rallonges faut-il pour une soirée avec présentations ?
- Prévoyez au minimum 2 rallonges par salle équipée d’un ordinateur, d’un projecteur ou d’un système audio. Testez tout le matériel la veille et ajoutez une rallonge de secours pour l’accueil ou une salle supplémentaire.
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