Qué necesitas para organizar una noche informativa

Una noche informativa necesita más que una sala y un programa. Esta lista reúne lo que conviene comprar, pedir prestado o llevar: mesas para los puntos de información, sillas, vajilla, bebidas, material impreso y equipo para las presentaciones. Calcula las cantidades según el número de visitantes inscritos y deja un margen para quienes lleguen sin inscripción. Revisa especialmente los cables, los micrófonos y las tarjetas de nombre antes del día del evento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Mantelescant. 12
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharillascant. 120
Bandejas de servircant. 20
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 8
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas para servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Jarras térmicascant. 4

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Altavocescant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 5
Memorias USBcant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 3
Cargadores de portátilcant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Portavelascant. 10
Velas LEDcant. 20
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de mesacant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Bridascant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Chocolate caliente - 2 paquetes
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 48 botellas
- Spa Rood - 24 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Limones - 2 kilogramos
- Cubitos de hielo - 10 kilogram
- Mini bocadillos - 180 unidades
- Bollos integrales - 60 stuks
- Mantequilla - 2 paquetes
- Queso crema - 3 tarrinas
- Queso joven - 3 kilogramos
- Queso curado - 2 kilogramo
- Lonchas de pechuga de pollo - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 2 tarros
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Lechuga - 6 piezas
- Pimientos - 2 kilogram
- Ensalada de verduras crudas - 4 kilogram
- Mantequilla de hierbas - 2 tarrinas
- Mini quiches - 120 unidades
- Mini quiches vegetarianas - 60 unidades
- Bolas de verduras veganas - 60 stuks
- Falafel - 2 kilogram
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Palitos salados - 3 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilogramos
- Pasas - 1 kilogramo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 5 kilogramos
- Mandarinas - 5 kilogram
- Fresas - 3 kilogram
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Galletas de mantequilla - 6 paquetes
- Galletas veganas - 3 paquetes
- Galletas sin gluten - 3 paquetes
- Brownies - 80 unidades
- Miel - 2 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa chili - 2 botellas
- Aceitunas - 2 kilogram
- Pepinillos - 2 tarros
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Servilletas - 300 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón líquido de manos - 6 botellas
- Papel de toalla - 6 paquetes
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 6 pares

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Toallas de papelcant. 6
Desinfectante de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 4

Artículos de papel

Tarjetas de nombrecant. 150
Folletos del programacant. 150
Folletos informativoscant. 300
Listas de inscripcióncant. 10
Bolígrafoscant. 30
Lápicescant. 20
Bloc de notascant. 20
Notas adhesivascant. 10
Rotuladorescant. 20
Papel A4cant. 5
Portapapelescant. 10
Sobrescant. 100
Portabadgescant. 150
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Cartóncant. 20

Seguridad

Linternascant. 4
Chalecos fluorescentescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Canaletas para cablescant. 12

Consejos

Prepara entre un 10 y un 15 % más de vasos, tazas, platos y cubiertos que el número previsto de visitantes. En una recepción con café y aperitivos, el material de vajilla suele agotarse antes que la comida.
Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y coloca las jarras, termos y bandejas cerca de la zona de atención. Si el programa dura varias horas, reserva una reposición adicional para la pausa.
Lleva una tarjeta de nombre para cada persona inscrita y entre 10 y 15 tarjetas en blanco para cambios o asistentes sin registro. Imprime también un 10 % más de programas, folletos y listas de asistencia.
Para cada presentación, comprueba al menos 60 minutos antes que el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono funcionan juntos. Lleva cables alargadores y un cable de repuesto compatible con las conexiones previstas.
Coloca una mesa y dos sillas como mínimo en cada punto de información, y añade mesas altas si esperas conversaciones breves de pie. Deja percheros y papeleras cerca de la entrada para evitar que se acumulen abrigos y residuos en las salas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una noche informativa?: Calcula una unidad por persona y añade entre un 10 y un 15 % de reserva. Para 80 visitantes, prepara aproximadamente 90 vasos, tazas, platos y juegos de cubiertos, además de cucharillas para el café.
¿Cuántas bebidas debo comprar para una reunión informativa?: Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora. Para 80 visitantes, eso supone entre 160 y 240 bebidas, con una cantidad adicional si la noche dura más de dos horas.
¿Cuándo debo imprimir los programas y folletos?: Imprímelos entre 2 y 3 días antes, cuando el programa y las presentaciones ya estén confirmados. Añade un 10 % de copias para visitantes sin inscripción y para material que se pierda o se actualice en el último momento.
¿Qué equipo técnico necesito para las presentaciones?: Prepara un portátil, un proyector, una pantalla, altavoces, un micrófono inalámbrico y su soporte por cada sala con presentación. Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes y lleva cables alargadores y adaptadores compatibles.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.