Einkaufsliste für einen Informationsabend

Für einen Informationsabend brauchst du mehr als Kaffee und einen Projektor. Besucher müssen sich orientieren können, Präsentationen müssen sichtbar und verständlich sein, und an den Infotischen darf nichts fehlen. Plane Getränke, Geschirr, Namensschilder, Programme und technische Ausstattung anhand der erwarteten Gästezahl. Die vollständige Liste umfasst 80 Gegenstände und deckt Empfang, Verpflegung, Präsentationen und Raumorganisation ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
TischdeckenAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltekannenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 5
USB-SticksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 3
Laptop-LadegeräteAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
KerzenhalterAnz. 10
StumpenkerzenAnz. 20
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 12
TischschilderAnz. 12
KlebestreifenAnz. 4
KabelbinderAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Kräutertee - 1 Packung
- Heiße Schokolade - 2 Packungen
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Zitronen - 2 kilogram
- Eiswürfel - 10 kilogram
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Vollkornbrötchen - 60 Stück
- Butter - 2 Packungen
- Frischkäse - 3 Becher
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 2 Gläser
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Salat - 6 Köpfe
- Paprika - 2 Kilogramm
- Rohkostsalat - 4 kilogramm
- Kräuterbutter - 2 Becher
- Mini-Quiches - 120 Stück
- Vegetarische Mini-Quiches - 60 Stück
- Vegane Gemüsebällchen - 60 Stück
- Falafel - 2 Kilogramm
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Tortillachips - 4 Beutel
- Salzstangen - 3 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Rosinen - 1 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Trauben - 5 Kilogramm
- Mandarinen - 5 Kilogramm
- Erdbeeren - 3 Kilogramm
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Butterkekse - 6 Packungen
- Vegane Kekse - 3 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 3 Packungen
- Brownies - 80 Stück
- Honig - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Chilisauce - 2 Flaschen
- Oliven - 2 Kilogramm
- Gewürzgurken - 2 Gläser
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Servietten - 300 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Flüssige Handseife - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Packungen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 3 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Gummihandschuhe - 6 Paar

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
PapierhandtücherAnz. 6
HanddesinfektionsmittelAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Papierwaren

NamensschilderAnz. 150
ProgrammflyerAnz. 150
InformationsbroschürenAnz. 300
AnmeldelistenAnz. 10
StifteAnz. 30
BleistifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 20
KlebezettelAnz. 10
StifteAnz. 20
A4-PapierAnz. 5
KlemmbretterAnz. 10
UmschlägeAnz. 100
BadgehalterAnz. 150
KlebebandAnz. 6
ScherenAnz. 6
TackerAnz. 3
KartonAnz. 20

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
WarnwestenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12

Tipps

Plane pro angemeldeter Person zwei bis drei Getränke für die erste Stunde ein; bei längeren Abenden kommt ungefähr ein weiteres Getränk pro Stunde hinzu. Bestelle Wasser und Kaffee nicht erst am Veranstaltungstag.
Rechne bei Geschirr mit mindestens einem Teller, einem Glas und einer Tasse pro Gast plus 10 Prozent Reserve. Bei mehreren Verpflegungsstationen brauchst du zusätzliche Servierschalen, Servierlöffel und Ausgießkannen.
Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag gemeinsam. Lege außerdem Verlängerungskabel und einen Mikrofonständer bereit, weil passende Anschlüsse oder Kabellängen oft erst beim Aufbau auffallen.
Drucke Anwesenheitslisten, Programme, Namensschilder und Infobroschüren mindestens zwei Tage vorher. Halte 10 bis 15 Prozent mehr Exemplare bereit, wenn Anmeldungen noch eingehen oder Besucher mehrere Unterlagen mitnehmen.
Vergiss die Ankunftszone nicht: Garderobenständer, Kleiderbügel, Stehtische und Abfallbehälter werden meist erst beim Aufbau vermisst. Stelle Abfallbehälter an Eingang, Cateringbereich und Infotischen auf, damit Wege frei bleiben.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Informationsabend?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person. Für jede weitere Stunde kannst du etwa ein Getränk pro Person ergänzen; kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Besucher?: Rechne mindestens einen Teller, ein Glas und eine Tasse pro Person ein. Bei einem Abend mit mehreren Essens- oder Getränkerunden sind 10 bis 20 Prozent zusätzlich sinnvoll.
Wann sollte ich die Technik für den Informationsabend prüfen?: Teste Präsentationen, Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone spätestens 24 Stunden vorher. Prüfe beim Aufbau nochmals Bild, Ton, Stromversorgung und die Länge der Verlängerungskabel.
Wie viele Programme und Infobroschüren sollte ich drucken?: Drucke ein Exemplar pro angemeldeter Person und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 100 Anmeldungen sind das beispielsweise 110 bis 115 Exemplare je Unterlage.

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