Boodschappenlijst voor een lezing

Voor een lezing heb je meer nodig dan stoelen en een presentatie. Bezoekers moeten zich snel kunnen registreren, de spreker moet verstaanbaar zijn en koffie, thee en water moeten klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen. Deze boodschappenlijst helpt je met de inrichting van de zaal, presentatie, ontvangst en catering. Controleer vooral kabels, stroompunten, naamkaartjes en servies vooraf: die onderdelen worden vaak pas op de dag zelf gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Registratietafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 90
Borrelbordenaantal 90
Vorkenaantal 90
Servettenaantal 200

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoon
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 90
Tafelkledenaantal 8
Richtingbordjesaantal 6
Naambord spreker

Keuken

Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Flessenopenersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakdoekenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bier - 72 flesjes
- IJsblokjes - 10 zakken
- Baguettes - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Kruidenboter - 1 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Salami - 1 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Olijven - 2 kilo
- Gemengde noten - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 40 stuks
- Mini-eclairs - 120 stuks
- Brownies - 100 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Olijfolie - 1 fles
- Peper - 1 molen
- Zout - 1 pak
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Handzeep - 4 flessen

Tips

Reken per bezoeker op 1 waterglas, 1 koffiekopje, 1 servet en voldoende bestek voor de catering. Leg daarnaast minimaal 10% extra servies klaar voor morsen, dubbele consumpties of onverwachte bezoekers.
Test de presentatie minstens 1 dag vooraf met de laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en presentatieklikker. Neem ook een reservekabel mee en controleer of de laptop op het stroomnet kan blijven.
Zet de registratietafel minimaal 30 minuten voor aanvang klaar met aanwezigheidslijst, naamkaartjes en richtingbordjes. Leg de naamkaartjes alfabetisch of op aanmeldvolgorde, zodat bezoekers niet blijven wachten.
Voorzie de spreekplek van een spreektafel, naambord voor de spreker en draadloze microfoon. Test het geluid in de achterste rij voordat de zaal opengaat; daar merk je het snelst of het volume goed staat.
Koel dranken vooraf en plaats koffiezetapparaten, waterkokers, koffiekannen en theepotten bij het koffiepunt. Begin met opwarmen of zetten zodra de locatie opent, zodat koffie en thee bij ontvangst beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een lezing?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en voeg 5 tot 10% reserve toe. Bij 50 aanmeldingen betekent dat 53 tot 55 stoelen, afhankelijk van de verwachte opkomst.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een lezing?: Reken op 2 koppen per bezoeker bij een lezing van ongeveer 2 uur: één bij ontvangst en één tijdens de pauze. Voor 40 bezoekers plan je dus circa 80 koppen, plus 10% extra voor medewerkers en bijschenken.
Wanneer moet ik de presentatietechniek voor een lezing testen?: Controleer laptop, beamer, scherm, microfoon en kabels uiterlijk 1 dag vooraf. Test alles nogmaals 45 tot 60 minuten voor aanvang in de echte zaal, inclusief geluid en beeld achterin.
Hoeveel naamkaartjes moet ik voorbereiden voor een lezing?: Maak voor elke aangemelde bezoeker één naamkaartje en leg 5 tot 10 blanco kaartjes klaar voor inschrijvingen op locatie. Bij 60 aanmeldingen heb je dus 63 tot 66 kaartjes nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.