Einkaufsliste für einen Vortrag
Für einen Vortrag brauchst du mehr als Laptop und Beamer. Plane Ausstattung für Präsentation und Ton, Geschirr für Kaffee, Tee, Wasser und Snacks sowie alles für Registrierung und Orientierung ein. Die richtige Menge hängt vor allem von der Zahl der Angemeldeten und der Vortragsdauer ab. Bestätige Technik, Catering und die Reservierung spätestens am Vortag, damit fehlende Kabel, Tassen oder Namensschilder nicht erst beim Aufbau auffallen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 90
- SnacktellerAnz. 90
- GabelnAnz. 90
- ServiettenAnz. 200
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Kabelloses Mikrofon
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Präsentationsklicker
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Dekoration
- NamensschilderAnz. 90
- TischdeckenAnz. 8
- WegweiserAnz. 6
- Namensschild für Sprecher
Küche
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
Reinigung
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Staubsauger
- PutzlappenAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Kräuterbutter - 1 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Salami - 1 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Oliven - 2 Kilo
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Mini-Eclairs - 120 stuks
- Brownies - 100 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Olivenöl - 1 Flasche
- Pfeffer - 1 Mühle
- Salz - 1 Packung
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 4 Flaschen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Wasserglas und eine Serviette ein. Für Kaffee und Tee brauchst du je nach Ablauf zusätzlich etwa eine Tasse pro Person; bei einer Pause sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker spätestens am Vortag gemeinsam. Lege außerdem ein Verlängerungskabel als Reserve bereit und prüfe, ob das kabellose Mikrofon geladen ist.
- Bereite Namensschilder, das Namensschild für den Sprecher und die Anwesenheitsliste vor der Öffnung des Saals vor. Lege mindestens 10 Prozent mehr Namensschilder als erwartete Gäste an der Registrierungstheke bereit.
- Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und stelle Kühlboxen bereit, wenn kein Kühlschrank in der Nähe des Saals vorhanden ist. Kaffee- und Teekannen solltest du vor der Pause füllen und mit Servierschalen, Servierbesteck und Snacktellern zusammenstellen.
- Kontrolliere vor dem Einlass die Sitzordnung, den Rednertisch, Registrierungstisch, Wegweiser und Abfallbehälter. Tischdecken und zusätzliche Hocker werden häufig erst beim Saalcheck vermisst, wenn der Aufbau bereits läuft.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für einen Vortrag an Technik?
- Mindestens Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Präsentationsklicker. Für einen Vortrag mit vielen Zuhörern gehört außerdem ein kabelloses Mikrofon auf die Checkliste; teste alle Geräte spätestens am Vortag.
- Wie viel Geschirr brauche ich für einen Vortrag?
- Rechne mit einem Wasserglas, einer Serviette und mindestens einem Snackteller pro angemeldeter Person. Für Kaffee und Tee solltest du pro Person eine Tasse einplanen und bei größeren Gruppen 10 bis 15 Prozent Reserve bereithalten.
- Wann sollte ich Getränke und Catering für einen Vortrag vorbereiten?
- Getränke solltest du mehrere Stunden vor Beginn kühlen. Stelle Kaffee- und Teebereich sowie Catering spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereit, damit die Registrierung nicht durch den Aufbau blockiert wird.
- Was wird bei einem Vortrag oft vergessen?
- Häufig fehlen passende HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Namensschilder für Nachmeldungen oder ein Mikrofon mit voller Ladung. Plane deshalb mindestens 10 Prozent zusätzliche Namensschilder ein und führe den Techniktest am Vortag durch.
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