Qué necesitas comprar para una conferencia

Una conferencia requiere más que sillas y un proyector. Esta lista reúne lo necesario para recibir a los asistentes, montar el registro, servir café y té y facilitar las ponencias sin interrupciones. Calcula las cantidades según el número de inscritos y revisa con antelación qué aporta la sala o el servicio de catering. El plan también te ayuda a no olvidar cables, tarjetas de identificación, vasos y elementos de señalización.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 8
Mesa de oradores
Mesa de registro
Taburetescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 90
Bandejas de aperitivoscant. 90
Tenedorescant. 90
Servilletascant. 200

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbrico
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Clic de presentación
Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Papeleracant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 90
Mantelescant. 8
Señales direccionalescant. 6
Cartel con el nombre del ponente

Cocina

Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 2
Bandejas de servircant. 8
Cubiertos de serviciocant. 8
Abrebotellascant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Aspiradora
Paños de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 2 kilo
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Cerveza - 72 botellines
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Mantequilla de hierbas - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Salami - 1 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Aceitunas - 2 kilos
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Mini eclairs - 120 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Aceite de oliva - 1 botella
- Pimienta - 1 molinillo
- Sal - 1 paquete
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula al menos 2 vasos de agua por asistente si la conferencia dura media jornada, y añade jarras para que puedan servirse durante las ponencias.
Prepara una taza por persona para el primer servicio de café y reserva entre un 10 % y un 15 % adicional para reposiciones o roturas.
Comprueba el equipo audiovisual 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, cable HDMI, regletas y alargadores deben estar disponibles y ser compatibles.
Imprime las tarjetas de nombre y la lista de asistencia como mínimo 1 día antes. Lleva entre un 5 % y un 10 % de tarjetas vacías para cambios de última hora.
Compra o reserva con 48 horas de margen las bebidas, el café, el té, las servilletas y el menaje. Revisa primero las preferencias dietéticas para ajustar el catering y evitar compras innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta agua necesito para una conferencia?: Calcula aproximadamente 0,5 litros por persona para una conferencia de media jornada, además de vasos o jarras. Para una jornada completa, prevé entre 1 y 1,5 litros por asistente.
¿Cuántas tazas de café necesito para una conferencia?: Prepara 1 taza por persona para el primer servicio y calcula 2 tazas por persona si habrá una pausa de café. Añade un 10 % extra para reposiciones, invitados no confirmados o roturas.
¿Qué equipo audiovisual hace falta para una conferencia?: Como mínimo, necesitas un portátil, un proyector, una pantalla, un micrófono inalámbrico, un cable HDMI, un clic de presentación, regletas y cables alargadores. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas de nombre y la lista de asistencia?: Imprime ambos materiales el día anterior, cuando la lista de inscritos esté actualizada. Lleva un 5 % o 10 % de tarjetas en blanco para corregir nombres o registrar cambios en la entrada.

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