Que faut-il prévoir pour une conférence ?

Une conférence demande plus qu’un ordinateur et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, le café, l’eau, le service traiteur et tout le matériel nécessaire aux intervenants. Cette liste vous aide à réunir les fournitures avant l’ouverture de la salle, notamment les câbles, les multiprises, les badges et les éléments de service souvent oubliés. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits et gardez une marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Plateaux apéritifsqté 90
Fourchettesqté 90
Serviettesqté 200

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Poubellesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Nappesqté 8
Panneaux d’orientationqté 6
Panneau nominatif du conférencier

Cuisine

Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Salami - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Mini-éclairs - 120 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 moulin
- Sel - 1 paquet
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant inscrit, plus 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute ou les erreurs d’impression.
Pour le point café, comptez au moins une tasse par personne et prévoyez plusieurs pichets, théières et plateaux de service afin d’éviter les files d’attente pendant la pause.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, le câble HDMI et le cliqueur au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Gardez aussi une rallonge et une multiprise de rechange.
Prévoyez deux verres à eau par personne pour une conférence avec une pause, ainsi que des serviettes et des couverts supplémentaires pour environ 10 % des invités.
Ne laissez pas les panneaux d’orientation et le panneau nominatif du conférencier pour le dernier moment : installez-les avant l’ouverture, avec les tables, les chaises et le comptoir d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une conférence ?: Prévoyez un badge par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 100 inscrits, préparez donc 105 à 110 badges au total.
Quel matériel faut-il pour une présentation lors d’une conférence ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection, un microphone sans fil, un câble HDMI et un cliqueur. Testez chaque élément au moins 60 minutes avant le début.
Combien de tasses et de verres prévoir par personne ?: Comptez une tasse à café par personne et environ deux verres à eau par participant pour une conférence comprenant une pause. Ajoutez 10 % de vaisselle pour couvrir les remplacements et les oublis.
Quand faut-il refroidir les boissons pour une conférence ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil, ou la veille si les glacières ont une capacité limitée. Vérifiez également la température environ 30 minutes avant l’ouverture.

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