Boodschappenlijst voor een lezing

Voor een lezing heb je meer nodig dan stoelen en een presentatie. Denk aan ontvangst, verstaanbaarheid, zichtbaarheid en koffie of water tijdens de pauze. Op deze boodschappenlijst staan de spullen voor de zaal, registratie, catering en audiovisuele opstelling overzichtelijk bij elkaar. Gebruik het verwachte aantal bezoekers als basis: tel stoelen, naamkaartjes, glazen en hand-outs per persoon en regel apparatuur uiterlijk enkele dagen vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedensetsaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Naambordjesaantal 6
Routebordenaantal 6
Programmakaartenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater zonder koolzuur - 60 flessen
- Mineraalwater met koolzuur - 30 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Roomboter - 500 gram
- Stokbroden - 12 stuks
- Mini-broodjes - 120 stuks
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Hummus - 1,5 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 fles
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Kropsla - 4 kroppen
- Paprika's - 2 kilogram
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 5 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Volkorenkoekjes - 8 pakken
- Roomboterkoekjes - 8 pakken
- Havermoutrepen - 100 stuks
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Papieren servetten - 300 stuks
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende doekjes - 2 pakken

Tips

Tel voor iedere aangemelde bezoeker één stoel, één naamkaartje en één programmakaart. Leg 5 tot 10 procent extra klaar voor onverwachte gasten of beschadigde kaartjes.
Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoon, luidsprekers en presentatieklikker minstens 1 dag vooraf met de bestanden van de spreker. Controleer ook of HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen passen.
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon als koffie, thee en water beschikbaar zijn. Koel dranken op tijd en zet extra waterkannen klaar bij een warme zaal.
Print hand-outs op basis van het definitieve deelnemersaantal en neem 5 tot 10 extra exemplaren mee. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de lezing, zodat catering en servies daarop kunnen worden afgestemd.
Zet de registratietafel, routeborden en kapstokken vóór opening klaar. Plan 30 tot 45 minuten voor stoelen, tafels, naamkaartjes, afvalbakken en een laatste schoonmaakronde.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een lezing?: Reken één stoel per aangemelde bezoeker en houd 5 tot 10 procent reserve aan. Bij 40 aanmeldingen zet je dus 42 tot 44 stoelen klaar.
Hoeveel koffie en drinken moet ik kopen voor een lezing?: Voor het eerste uur kun je rekenen met 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor 40 bezoekers zijn dat 80 tot 120 drankmomenten, verdeeld over koffie, thee en water.
Welke apparatuur heb ik nodig voor een lezing?: Voor een presentatie heb je meestal een beamer, projectiescherm, laptop, presentatieklikker, microfoon en luidsprekers nodig. Leg minimaal één passende HDMI-kabel, een verlengsnoer en een stekkerdoos klaar en test alles uiterlijk 1 dag vooraf.
Wanneer moet ik de spullen voor een lezing regelen?: Reserveer locatie en audiovisuele apparatuur zodra de spreker en datum vaststaan. Verzamel presentatiebestanden uiterlijk 3 dagen vooraf en richt registratie, stoelen en catering 30 tot 45 minuten voor aanvang in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.