Lista de compras para una conferencia

Organizar una conferencia exige más que reservar una sala y confirmar al ponente. Necesitarás preparar la recepción, las presentaciones, las pausas de café y la orientación de los asistentes sin dejar compras para el último día. Esta lista reúne el material previsto para el evento, desde vasos y jarras hasta cables, tarjetas de nombre y señalización. Usa el número de inscritos confirmado para calcular las cantidades y revisa cada elemento al menos 48 horas antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 8
Taburetescant. 4
Percheroscant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Clic de presentación
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Decoración

Sets de mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 100
Pancartas con nombrescant. 6
Señales de rutacant. 6
Tarjetas del programacant. 100

Limpieza

Papeleracant. 6
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilogramo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 30 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Mantequilla - 500 gramos
- Baguettes - 12 unidades
- Mini panecillos - 120 unidades
- Queso joven - 3 kilogramos
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Hummus - 1,5 kilogramo
- Queso crema - 1 kilogramo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Lechuga iceberg - 4 unidades
- Pimientos - 2 kilogram
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 5 kilogram
- Uvas - 5 kilogramos
- Galletas integrales - 8 paquetes
- Galletas de mantequilla - 8 paquetes
- Barritas de avena - 100 unidades
- Frutos secos mixtos - 2 kilogramos
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes

Consejos

Calcula el menaje para todas las personas inscritas y añade un margen del 10 %: para 100 asistentes, prepara al menos 110 vasos, tazas, platos y juegos de cubiertos. Así no dependes de lavar durante la pausa.
Para la pausa de café, calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y deja preparadas las jarras de café y agua antes de abrir la sala. Enfría las bebidas el día anterior, no la misma mañana.
Lleva dos copias de cada presentación y comprueba los archivos en el portátil previsto entre 24 y 48 horas antes. Prueba también el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, el clic y cada cable HDMI.
Prepara las tarjetas de nombre y las tarjetas del programa con al menos un día de antelación. Coloca las señales de ruta en la entrada, la recepción y los cruces principales para que nadie tenga que preguntar dónde registrarse.
Reserva tiempo y material para recoger después: coloca una papelera visible y ten a mano los sets de escoba y las fregonas. Haz una última comprobación de la sala y la entrada antes de cerrarlas.

Preguntas frecuentes

¿Qué cantidad de vasos y tazas necesito para una conferencia?: Calcula un vaso por persona y añade un 10 % de margen; para 100 asistentes, serían 110 vasos. Para café, prepara al menos una taza por persona y otras 10 de reserva, además de suficientes jarras de café y agua para la primera pausa.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas de nombre y los programas?: Imprime las tarjetas de nombre y las tarjetas del programa como mínimo 24 horas antes. Si las inscripciones siguen abiertas, deja un 10 % de tarjetas en blanco para cambios de última hora.
¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual de una conferencia?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, el clic, los cables HDMI, los alargadores y las regletas.
¿Cuánto material de presentación debo llevar?: Lleva una copia digital en el portátil y dos copias de seguridad en memorias o en la nube. Ten los archivos finales de todos los ponentes al menos 24 horas antes para poder comprobar que se abren correctamente.

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