La liste de courses pour organiser une conférence

Pour une conférence, les achats ne se limitent pas au café et aux bouteilles d’eau. Il faut aussi prévoir l’accueil, les supports remis aux participants, la vaisselle et les petits éléments qui évitent les interruptions pendant les présentations. Cette liste vous aide à préparer les quantités et à repérer ce qui est souvent oublié, notamment les câbles, les rallonges, les badges et les panneaux de direction. Adaptez chaque quantité au nombre d’inscrits confirmé.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Sets de nappesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Badges nominatifsqté 6
Panneaux de directionqté 6
Cartes du programmeqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 30 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Beurre doux - 500 grammes
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitue pommée - 4 pièces
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 5 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Biscuits complets - 8 paquets
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Barres d’avoine - 100 pièces
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets

Conseils

Prévoyez au moins 1 badge nominatif et 1 carte du programme par participant confirmé, puis imprimez 5 à 10 exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.
Pour le café et l’eau, préparez de quoi servir chaque participant pendant toute la matinée ou l’après-midi, avec quelques tasses, verres et carafes en réserve afin d’éviter de les laver pendant les pauses.
Achetez ou rassemblez les câbles HDMI, rallonges et multiprises au moins 48 heures avant la conférence, puis testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro et le cliqueur ensemble.
Prévoyez des panneaux de direction dès l’entrée et jusqu’à la salle : les participants qui arrivent en retard doivent pouvoir trouver l’accueil sans interrompre l’intervenant.
Faites les courses après la confirmation des inscriptions et vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant l’événement ; cela permet d’ajuster le catering, la vaisselle et les boissons.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une conférence ?: Prévoyez 1 badge par participant confirmé, plus 5 à 10 % de réserve. Pour 100 inscrits, imprimez donc environ 105 à 110 badges afin de couvrir les erreurs et les inscriptions tardives.
Combien de temps avant une conférence faut-il acheter les boissons ?: Achetez les boissons et les produits non périssables 2 à 3 jours avant la conférence. Refroidissez les bouteilles et les carafes la veille, puis vérifiez les quantités le matin de l’événement.
Que faut-il prévoir pour une présentation de conférence ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un micro sans fil, des haut-parleurs, un cliqueur, au moins 2 câbles HDMI, des rallonges et des multiprises. Testez tout le matériel au moins 24 heures avant.
Combien d’exemplaires du programme faut-il imprimer ?: Imprimez 1 carte du programme par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 80 participants, prévoyez donc 84 à 88 programmes.

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