Was du für einen Vortrag besorgen musst

Für einen Vortrag brauchst du mehr als Beamer und Stühle. Plane Getränke, Geschirr, Empfangsmaterial und Ersatz für die wichtigsten Technikverbindungen ein. Die Mengen richten sich vor allem nach der Zahl der angemeldeten Gäste, der Vortragsdauer und einer möglichen Pause. Bestelle oder besorge Verbrauchsmaterial spätestens drei bis fünf Tage vorher; Technik und Präsentationen prüfst du am Vortag.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 8
HockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
TrinkgläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Präsentationsklicker
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckensetsAnz. 8
NamensschilderAnz. 100
NamensschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 6
ProgrammkartenAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesensetsAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 2 Kilogramm
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Mineralwasser ohne Kohlensäure - 60 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 30 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Butter - 500 Gramm
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 120 Stück
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Schinken vom Hinterteil - 2 kilogram
- Hummus - 1,5 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Flasche
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Kopfsalat - 4 Köpfe
- Paprika - 2 Kilogramm
- Äpfel - 8 Kilogramm
- Bananen - 5 kilogram
- Trauben - 5 Kilogramm
- Vollkornkekse - 8 Packungen
- Butterkekse - 8 Packungen
- Haferflockenriegel - 100 Stück
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Papierservietten - 300 Stück
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 2 Packungen

Tipps

Plane pro Person zwei bis drei alkoholfreie Getränke für die erste Stunde und zusätzlich etwa 0,5 Liter Wasser für die restliche Veranstaltung. Kühle die Getränke mindestens vier Stunden vor Beginn.
Rechne beim Empfang mit einem Geschirrteil pro Gast plus etwa 10 Prozent Reserve: Tassen, Gläser, Teller und Besteck. Bei Kaffee in einer Pause sind ungefähr 1,5 Tassen pro Person realistisch.
Lege für jede angemeldete Person ein Namensschild und eine Programmkarte bereit, zusätzlich 5 bis 10 Prozent Ersatz. Fehlende Namen lassen sich am Empfang deutlich schneller nachtragen als später nachdrucken.
Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationsklicker und HDMI-Kabel spätestens am Vortag. Halte mindestens ein zusätzliches HDMI-Kabel und ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Drucke Handouts nach bestätigten Anmeldungen und gib 10 Prozent Reserve dazu. Stelle Wegweiser an Eingang und Saal auf und plane Abfallbehälter sowie Reinigungsmaterial für den Abbau ein.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Vortrag?: Für einen Vortrag brauchst du Sitzplätze, Tische für Empfang und Catering, Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationsklicker und passende Kabel. Dazu kommen Getränke, Geschirr, Namensschilder, Programmkarten und Handouts. Plane bei Verbrauchsmaterial grundsätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein.
Wie viele Getränke brauche ich pro Person bei einem Vortrag?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa 0,5 Liter Wasser pro Person ein. Bei einer zweistündigen Veranstaltung sind damit meist ungefähr 1 bis 1,5 Liter Flüssigkeit pro Gast ausreichend. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich 0,25 bis 0,5 Liter einrechnen.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Vortrag?: Plane pro angemeldeter Person mindestens eine Tasse, ein Glas, einen Teller und ein Besteckset ein. Gib 10 Prozent Reserve dazu; bei 50 Gästen wären das jeweils 55 Stück. Für eine Kaffeepause mit Nachschlag sind 1,5 Tassen pro Person sinnvoll.
Wann sollte ich die Sachen für einen Vortrag besorgen?: Verbrauchsmaterial wie Getränke, Handouts und Namensschilder solltest du drei bis fünf Tage vorher organisieren. Bestätige Technik und Präsentationsdateien spätestens am Vortag und prüfe alle Kabel vor dem Öffnen des Saals. Getränke kommen mindestens vier Stunden vorher zum Kühlen.

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