Boodschappenlijst voor een informatieavond

Voor een informatieavond heb je meer nodig dan koffie en een presentatie. Bezoekers moeten zich vlot kunnen aanmelden, hun weg vinden en de sprekers goed kunnen horen en zien. Denk daarom naast hapjes en dranken ook aan naamkaartjes, programma’s, informatieborden en een werkende presentatieset. Op deze pagina staat de volledige lijst met spullen voor de ontvangst, zaal, catering en techniek. Zo zie je op tijd wat je moet kopen, lenen of klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoon
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 6
Pennenaantal 20
Kleefgumaantal 2
Plakbandaantal 4
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Bezem
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 2 liter
- Mineraalwater plat - 6 flessen
- Mineraalwater bruisend - 4 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 3 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 liter
- Sinaasappelsap - 3 liter
- Citroenen - 6 stuks
- Theelepels - 1 pak
- Roerstaafjes - 1 pak
- Servetten - 4 pakken
- Toastjes - 6 pakken
- Stokbroden - 6 stuks
- Volkorenbrood - 3 broden
- Roomboter - 500 gram
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Kruidenroomkaas - 6 bakjes
- Hummus - 6 bakjes
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 1,5 kilo
- Wortels - 1 kilo
- Druiven - 2 kilo
- Appels - 30 stuks
- Bananen - 20 stuks
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Theebiscuit - 4 pakken
- Mini-muffins - 60 stuks
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Notenmix - 2 zakken
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 1 pak
- Schoonmaakdoeken - 1 pak

Tips

Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per persoon bij een avondprogramma van ongeveer 2 uur. Zet daarnaast minimaal 2 glazen per persoon klaar als er ook water of frisdrank wordt geschonken.
Plan per bezoeker 1 naamkaartje en 1 programma. Leg extra exemplaren klaar: ongeveer 10 procent boven het verwachte aantal aanmeldingen voorkomt dat je tijdens de ontvangst moet bijschrijven.
Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, microfoon en luidspreker uiterlijk 1 dag vooraf met de echte presentaties. Neem ook minimaal 2 verlengsnoeren en 2 stekkerdozen mee.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor aanvang in met de afgedrukte aanmeldlijst, pennen en kleefgum. Zo kunnen bezoekers zich aanmelden terwijl de zaal nog wordt klaargezet.
Zet dranken minimaal 2 uur voor de start koud en controleer vooraf of er genoeg tafels, stoelen en bewegwijzering zijn. Een extra tafel bij de ingang voorkomt opstopping bij de registratie.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een informatieavond?: Zorg in elk geval voor koffie, thee, water of frisdrank, hapjes, koffiekopjes, glazen, borden en besteksets. Voor de ontvangst heb je naamkaartjes, programma’s, een aanmeldlijst en pennen nodig; voor de presentatie een beamer, scherm, laptop en microfoon.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig per persoon?: Reken bij een informatieavond van ongeveer 2 uur op 2 kopjes per persoon. Voor 50 bezoekers betekent dat circa 100 kopjes koffie of thee, plus een kleine reserve voor sprekers en extra drinkmomenten.
Hoeveel naamkaartjes en programma's moet ik afdrukken?: Druk voor iedere aangemelde bezoeker 1 naamkaartje en 1 programma af. Maak daarnaast 10 procent extra: bij 50 aanmeldingen zijn dat 55 naamkaartjes en 55 programma’s.
Wanneer moet ik de techniek voor een informatieavond testen?: Test de volledige installatie uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals zodra de zaal is opgebouwd. Controleer minstens 30 minuten voor aanvang ook de beamer, microfoon, luidspreker, presentatieklikker en alle aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.