Que faut-il prévoir pour une soirée d’information ?

Pour une soirée d’information, les achats ne se limitent pas au café et aux encas. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, l’identification, le service des boissons et le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste vous aide à vérifier les quantités avant le jour J, notamment pour les gobelets, les assiettes, les stylos et les rallonges. Les éléments techniques doivent être testés au moins la veille, car un adaptateur ou un câble manquant se remplace rarement au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Micro sans fil
Haut-parleur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux directionnelsqté 6
Stylosqté 20
Pâte adhésiveqté 2
Ruban adhésifqté 4
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Balai
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 2 boîtes
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Eau minérale plate - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 litre
- Jus d'orange - 3 liter
- Citrons - 6 pièces
- Cuillères à café - 1 paquet
- Agitateurs - 1 paquet
- Serviettes - 4 paquets
- Toasts - 6 paquets
- Baguettes - 6 pièces
- Pain complet - 3 pains
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 1,5 kilo
- Carottes - 1 kilo
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Biscuit au thé - 4 paquets
- Mini-muffins - 60 pièces
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Mélange de noix - 2 sachets
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 1 paquet
- Chiffons de nettoyage - 1 paquet

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par personne et par heure supplémentaire. Gardez une partie de l’eau et des boissons au frais dans des glacières.
Comptez au minimum un gobelet ou verre, une assiette et un couvert par participant, avec 10 % de réserve. Pour 50 inscrits, prévoyez donc 55 unités de chaque article utilisé.
Préparez un badge nominatif et un stylo pour chaque participant attendu, plus 10 badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute. Installez la table d’inscription près de l’entrée.
Pour une présentation, vérifiez au moins 24 heures avant le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro, le haut-parleur, le cliqueur et les rallonges. Prévoyez une multiprise par zone technique plutôt qu’une seule pour toute la salle.
Achetez ou préparez les encas en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions. Séparez clairement les options particulières et prévoyez des plateaux, des planches et des couteaux propres pour le service.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une soirée d’information ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de réserve pour les intervenants et les imprévus.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour 50 personnes ?: Prévoyez au moins 55 verres ou tasses, 55 assiettes et 55 couverts si ces articles sont utilisés. Une réserve de 10 % évite de manquer de vaisselle en cas de casse ou de remplacement.
Quand tester le matériel de présentation ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro, le haut-parleur et le cliqueur au moins 24 heures avant la soirée. Refaites un contrôle rapide 60 minutes avant l’arrivée du public.
Combien de badges et de stylos préparer ?: Préparez un badge et un stylo par participant inscrit, puis ajoutez 10 badges vierges et quelques stylos de réserve. Pour 50 participants, prévoyez donc au moins 60 badges et 55 stylos.

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