Was du für einen Informationsabend brauchst
Für einen Informationsabend brauchst du mehr als Getränke und Sitzplätze: Anmeldung, Präsentationstechnik und eine klare Besucherführung müssen am Veranstaltungstag funktionieren. Plane Geschirr und Getränke nach der Zahl der angemeldeten Gäste und stelle Technik doppelt gedanklich ab: Für jedes Gerät brauchst du passende Kabel und einen getesteten Anschluss. Die Liste umfasst außerdem Material für Registrierung, Namensschilder, Catering und die Beschilderung im Saal.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- Kabelloses Mikrofon
- Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ScherenAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- TischdeckenAnz. 8
- InfotafelnAnz. 6
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
- StifteAnz. 20
- KlebestiftAnz. 2
- KlebebandAnz. 4
- StifteAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Besen
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Mineralwasser still - 6 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 4 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 3 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Liter
- Orangensaft - 3 liter
- Zitronen - 6 Stück
- Teelöffel - 1 Packung
- Rührstäbchen - 1 Packung
- Servietten - 4 Packungen
- Toast - 6 Packungen
- Baguettes - 6 Stück
- Vollkornbrot - 3 Brote
- Butter - 500 Gramm
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Hummus - 6 Schalen
- Gurken - 6 Stück
- Kirschtomaten - 1,5 Kilo
- Karotten - 1 Kilo
- Trauben - 2 Kilo
- Äpfel - 30 Stück
- Bananen - 20 Stück
- Butterkekse - 6 Packungen
- Teekekse - 4 Packungen
- Mini-Muffins - 60 Stück
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Nussmix - 2 Beutel
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 1 Packung
- Reinigungstücher - 1 Packung
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Glas, einen Teller und ein Besteckset ein. Bei einem Empfang mit Snacks sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, damit gebrauchte Teile nicht sofort fehlen.
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser zusätzlich bereit. Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn gekühlt sein; warme Getränke gehören in Thermoskannen.
- Teste Beamer, Präsentationslaptop, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Lege Verlängerungskabel und einen Präsentationsklicker nicht erst beim Aufbau bereit, sondern prüfe ihre Anschlüsse mit.
- Richte den Registrierungstisch 30 Minuten vor dem Einlass ein. Lege Namensschilder, Stifte und die ausgedruckte Anmeldeliste getrennt voneinander bereit, damit die Ausgabe pro Person nicht länger als eine Minute dauert.
- Drucke Wegweiser und Infotafeln vor dem Veranstaltungstag und bringe sie an allen Abzweigungen an. Für einen unbekannten Saal solltest du mindestens ein Schild am Eingang, eines zur Registrierung und eines zum Veranstaltungsraum einplanen.
Häufige Fragen
- Wie viele Gläser brauche ich für einen Informationsabend?
- Plane mindestens ein Glas pro angemeldeter Person plus 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 50 Gästen brauchst du also etwa 55 bis 58 Gläser, besonders wenn Getränke während des Abends nachgeschenkt werden.
- Wie viel Getränke brauche ich für einen Informationsabend?
- Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Bei 50 Gästen sind das 100 bis 150 Portionen; Wasser solltest du zusätzlich und während der gesamten Veranstaltung verfügbar halten.
- Welche Technik brauche ich für eine Präsentation?
- Für eine Präsentation brauchst du mindestens Beamer, Projektionsleinwand und Präsentationslaptop. Wenn gesprochen wird, kommen kabelloses Mikrofon und Lautsprecher hinzu; teste die komplette Verbindung spätestens 24 Stunden vorher.
- Wann sollte ich Namensschilder und Anmeldeliste vorbereiten?
- Bereite Namensschilder und Anmeldeliste spätestens am Vortag vor und drucke die endgültige Version nach Ende der Anmeldefrist. Der Registrierungstisch sollte 30 Minuten vor dem Einlass vollständig eingerichtet sein.
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