Boodschappenlijst voor een consultatiebijeenkomst

Voor een consultatiebijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en stoelen. Richt een duidelijke registratieplek in, regel techniek voor presentaties en zorg dat deelnemers kunnen schrijven, stemmen en documenten meenemen. Stem servies en catering af op het aantal aanmeldingen en houd rekening met dieetwensen. Met deze boodschappenlijst zie je vóór de bijeenkomst welke materialen je moet kopen, lenen of naar de locatie brengen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Geluidsset
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Registratie

Naamkaartstandaardsaantal 70
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 70
Stembakjesaantal 6
Flip-oversaantal 6
Flip-overstandaardsaantal 6
Whiteboardmarkersaantal 24
Plakbriefjesaantal 12
Naamstickersaantal 80

Decoratie

Richtingsbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Theeassortiment - 4 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Water zonder prik - 12 flessen
- Water met prik - 8 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Citroenen - 10 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 80 stuks
- Meergranen broodjes - 40 stuks
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Achterham - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Sla - 6 kroppen
- Groentesoep - 12 liter
- Soepstengels - 6 pakken
- Vegetarische soep - 6 liter
- Glutenvrije broodjes - 10 stuks
- Vegan beleg - 1 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute koekjes - 6 pakken
- Volkoren biscuits - 6 pakken
- Appels - 6 kilo
- Bananen - 5 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Koffiefilters - 2 pakken
- Servetten - 300 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 verpakking
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen

Tips

Reserveer per deelnemer één stoel en neem voor de registratie ongeveer 10% extra naamlabels, pennen en formulieren mee. Zo kun je ook late aanmeldingen of verkeerd ingevulde labels opvangen.
Plan voor koffie, thee en water minimaal één kop of glas per deelnemer per pauzemoment, plus ongeveer 10% reserve. Zet koffiekannen, waterkannen en thermoskannen klaar vóór de eerste gasten binnenkomen.
Test beamer, laptop, projectiescherm, geluidsset en draadloze microfoons uiterlijk 1 uur vóór aanvang op de locatie. Neem meerdere verlengkabels en stekkerdozen mee; aansluitingen zitten zelden precies waar de tafels staan.
Leg per deelnemer één hand-out en één notitieblok klaar en verdeel extra exemplaren over de registratietafel. Gebruik klemborden en balpennen als deelnemers niet aan een tafel zitten of tijdens een rondgang vragen beantwoorden.
Regel stembakjes, flip-overs en naamkaartstandaards uiterlijk 2 werkdagen vooraf, zodat je ze nog kunt vervangen of aanvullen. Breng servies, keukenmateriaal en presentatiematerialen samen naar de locatie en controleer de inventaris bij aankomst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een consultatiebijeenkomst?: Bestel of reserveer één stoel per aangemelde deelnemer, gespreksbegeleider en notulist. Tel daar 5 tot 10% extra bij op voor onverwachte bezoekers; bij 40 aanmeldingen kom je dus uit op 42 tot 44 stoelen.
Hoeveel koffie en water moet ik inkopen?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 tot 2 drankjes per uur. Voor 40 deelnemers betekent dat voor een bijeenkomst van 2 uur ongeveer 120 tot 200 drankporties, afhankelijk van de pauzes en het weer.
Wanneer moet ik de techniek voor een consultatiebijeenkomst regelen?: Reserveer beamer, projectiescherm, microfoons en geluidsset minimaal 1 week vooraf. Test alles op de locatie uiterlijk 1 uur voor de start en controleer vooraf of de laptop, aansluitingen en presentatiebestanden samenwerken.
Hoeveel hand-outs en naamlabels moet ik printen?: Print één hand-out en één naamlabel per aangemelde deelnemer, plus 10% reserve. Bij 50 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 55 hand-outs en 55 naamlabels; maak de aanwezigheidslijst uiterlijk de dag ervoor definitief.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.