Qué necesitas para una reunión de consulta

Una reunión de consulta necesita más que mesas y sillas: hay que preparar el registro, las presentaciones, las preguntas y el servicio de café o comida. Esta lista te ayuda a calcular lo que debes comprar, llevar o reservar para que la recepción empiece a tiempo y la conversación pueda seguirse con claridad. Revisa especialmente el material técnico, los documentos impresos y la vajilla, porque suelen quedarse para el último momento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Equipo de sonido
Portátil
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 70
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Bandejas de serviciocant. 6
Ollas para sopacant. 2
Cucharonescant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Termoscant. 4

Registro

Soportes para tarjetas de nombrecant. 70
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 70
Urnascant. 6
Pizarras de hojascant. 6
Atriles de rotafoliocant. 6
Rotuladores para pizarra blancacant. 24
Notas adhesivascant. 12
Pegatinas con nombrecant. 80

Decoración

Señales direccionalescant. 8
Paneles informativoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Paños de limpiezacant. 12
Palangana para lavarcant. 2

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Surtido de té - 4 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Limones - 10 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 80 unidades
- Panecillos multicereales - 40 unidades
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Jamón cocido - 2 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 6 piezas
- Sopa de verduras - 12 litros
- Palitos de pan - 6 paquetes
- Sopa vegetariana - 6 litros
- Panecillos sin gluten - 10 unidades
- Coberturas veganas - 1 kilo
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Galletas saladas - 6 paquetes
- Galletas integrales - 6 paquetes
- Manzanas - 6 kilos
- Plátanos - 5 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Filtros de café - 2 paquetes
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja agua disponible durante toda la reunión. Prepara jarras de agua y café antes de abrir el registro.
Prepara una mesa de registro con portapapeles, bolígrafos, bloc de notas y soportes para tarjetas de nombre. Lleva al menos un bolígrafo por cada dos asistentes y un 10 % extra de tarjetas.
Reserva el proyector, la pantalla, el portátil y el equipo de sonido con varios días de antelación. Comprueba que haya cables alargadores, regletas y un clic de presentación antes de cargar el material.
Imprime la lista de asistencia, los handouts y las preguntas recopiladas con antelación al menos un día antes. Lleva un 10 % de copias adicionales para asistentes no previstos o documentos que se deterioren.
Cuenta platos, vasos, tazas y cubiertos para cada persona, más un 10 % de reserva. Si sirves sopa o comida caliente, comprueba también que haya ollas, cucharones, bandejas y termos suficientes.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una reunión de consulta?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 bebida adicional por persona por cada hora siguiente. Además, prepara agua suficiente para que esté disponible durante toda la reunión.
¿Cuándo debo imprimir los documentos de la reunión?: Imprime la lista de asistencia, los handouts y las preguntas recopiladas como mínimo 1 día antes. Añade un 10 % de copias extra para cambios de última hora o participantes adicionales.
¿Cuántas tarjetas de nombre y bolígrafos hacen falta?: Prepara una tarjeta de nombre por asistente registrado y añade un 10 % de reserva. Coloca al menos 1 bolígrafo por cada 2 asistentes en la mesa de registro, más varios de repuesto.
¿Con cuánta antelación hay que comprobar el equipo técnico?: Comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos, el sonido y los cables entre 1 y 3 días antes. Haz una prueba completa en el espacio el mismo día, al menos 2 horas antes de la llegada del público.

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