Was du für ein Beratungstreffen brauchst
Für ein Beratungstreffen brauchst du mehr als Kaffee und einen Raum. Plane Getränke, Geschirr, Technik und Materialien für Anmeldung, Gespräche und Dokumentation passend zur Teilnehmerzahl ein. Rechne bei Papier, Kugelschreibern und Namensschildern mit einer Reserve, weil Nachmeldungen und vergessene Unterlagen häufig erst am Veranstaltungstag auffallen. Die vollständige Liste hilft dir außerdem, Dinge wie Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und Klemmbretter rechtzeitig einzupacken.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Soundanlage
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Küche
- ServiertablettsAnz. 6
- SuppentöpfeAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
Registrierung
- NamenskartenständerAnz. 70
- KlemmbretterAnz. 8
- KugelschreiberAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 70
- StimmzettelboxenAnz. 6
- FlipchartsAnz. 6
- Flipchart-StänderAnz. 6
- Whiteboard-MarkerAnz. 24
- KlebezettelAnz. 12
- NamensaufkleberAnz. 80
Dekoration
- WegweiserAnz. 8
- InfotafelnAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzlappenAnz. 12
- SpülwanneAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Teesortiment - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Wasser ohne Kohlensäure - 12 Flaschen
- Sprudelwasser - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Zitronen - 10 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weiße Brötchen - 80 Stück
- Mehrkornbrötchen - 40 Stück
- Junger Käse - 3 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Salat - 6 Köpfe
- Gemüsesuppe - 12 Liter
- Suppenstangen - 6 Packungen
- Vegetarische Suppe - 6 Liter
- Glutenfreie Brötchen - 10 Stück
- Vegane Aufstriche - 1 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzgebäck - 6 Packungen
- Vollkornkekse - 6 Packungen
- Äpfel - 6 Kilo
- Bananen - 5 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Servietten - 300 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person ein Namensschild, einen Notizblock und einen Kugelschreiber ein; lege zusätzlich jeweils 10 Prozent Reserve bereit.
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle mindestens eine Wasserkaraffe je 8 bis 10 Personen bereit.
- Nimm für Präsentationen mindestens ein Verlängerungskabel und einen Präsentationsklicker mit. Prüfe die Technik spätestens am Vortag mit dem verwendeten Laptop.
- Drucke Anwesenheitsliste und Handouts mindestens einen Tag vorher und lege 10 bis 15 Prozent mehr Exemplare zurück als Anmeldungen vorliegen.
- Plane bei der Registrierung einen eigenen Tisch mit Klemmbrettern, Namenskartenständern und einer Stimmzettelbox ein; so bleiben Anmeldung und Gesprächsbereich getrennt.
Häufige Fragen
- Was braucht man für ein Beratungstreffen?
- Du brauchst Sitzmöbel, einen Registrierungstisch, Namensschilder, Anwesenheitslisten, Notizblöcke und Kugelschreiber. Für Präsentationen kommen je nach Raum Beamer, Leinwand, Laptop, Soundanlage, Mikrofone und Verlängerungskabel hinzu.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Beratungstreffen?
- Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person, danach etwa ein Getränk pro Person und Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und plane bei Kaffee mehrere Kannen ein, abhängig von Teilnehmerzahl und Dauer.
- Wie viele Handouts und Namensschilder soll ich drucken?
- Drucke je ein Handout und Namensschild pro angemeldeter Person und lege 10 bis 15 Prozent Reserve dazu. Bei 40 Anmeldungen sind das beispielsweise 44 bis 46 Exemplare.
- Wann sollte ich die Materialien für ein Beratungstreffen besorgen?
- Bestelle Catering und reservierte Technik möglichst 7 bis 14 Tage vorher. Drucksachen, Geschirr und Verbrauchsmaterial solltest du spätestens am Vortag prüfen, bündeln und zum Veranstaltungsort bringen.
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