Que faut-il prévoir pour une réunion de consultation ?

Une réunion de consultation demande surtout du matériel pour accueillir les participants, présenter les informations et recueillir leurs remarques. Prévois une table d’inscription, des badges, des feuilles de présence et des blocs-notes, puis vérifie la projection et le son avant le jour J. Pour les boissons et le catering, base-toi sur le nombre d’inscrits et ajoute une marge de 10 %. Les besoins alimentaires doivent être confirmés au plus tard quelques jours avant la réunion.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Système de sonorisation
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Casseroles à soupeqté 2
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Thermosqté 4

Inscription

Présentoirs pour cartes nominativesqté 70
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 70
Urnesqté 6
Chevaletsqté 6
Supports pour paperboardqté 6
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Post-itqté 12
Étiquettes nominativesqté 80

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 2

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Citrons - 10 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Petits pains aux céréales - 40 pièces
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Soupe de légumes - 12 liter
- Bâtonnets apéritifs - 6 paquets
- Soupe végétarienne - 6 liter
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Garniture végane - 1 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Biscuits salés - 6 paquets
- Biscuits complets - 6 paquets
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Filtres à café - 2 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prépare un badge, une feuille de présence et un stylo par participant inscrit, puis ajoute 10 % de réserve pour les arrivées imprévues et les stylos qui disparaissent.
Pour une réunion de deux heures, compte environ 2 à 3 boissons par personne, dont au moins une boisson sans caféine et une carafe d’eau par table.
Vérifie le matériel de présentation au moins 24 heures avant : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, cliqueur, rallonges et multiprises doivent être compatibles et testés ensemble.
Prévois 1 à 2 blocs-notes par personne si les participants doivent formuler des propositions, ainsi que des urnes distinctes si plusieurs sujets doivent être recueillis séparément.
Commande le catering après avoir clôturé les inscriptions et confirmé les régimes alimentaires ; garde une marge de 5 à 10 % pour éviter de manquer de portions.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une réunion de consultation ?: Prévoyez les boissons, la vaisselle, les blocs-notes, les stylos, les badges, les feuilles de présence et les supports imprimés. Ajoutez le matériel de présentation et de sonorisation si la salle n’en fournit pas.
Combien de boissons prévoir par personne pour une réunion ?: Pour une réunion d’environ deux heures, comptez 2 à 3 boissons par personne, avec de l’eau disponible en continu. Ajoutez 10 % de marge si la durée ou le nombre de participants n’est pas totalement confirmé.
Quand commander le catering pour une réunion de consultation ?: Passez la commande dès que les inscriptions sont clôturées, idéalement 3 à 5 jours avant la réunion. Confirmez les allergies et les régimes alimentaires avant de valider les quantités.
Combien de temps avant tester le vidéoprojecteur et le micro ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant, puis un second contrôle 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez les câbles, les rallonges, les multiprises, le son et la lisibilité des présentations.

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