Boodschappenlijst voor een bewonersvergadering

Voor een bewonersvergadering heb je meer nodig dan koffie en stoelen. Regel ook materiaal om de agenda te presenteren, stemmen te organiseren en deelnemers welkom te heten. Denk aan koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen, maar ook aan voldoende kopjes, glazen, borden en besteksets. Met deze lijst zie je wat je moet kopen, lenen of vooraf klaarzetten voor de vergaderruimte, de maaltijd en de presentatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Flip-overbord
Flip-overvellenaantal 2
Stiftenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Tafelkleedrollenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Bruisend mineraalwater - 4 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- Boter - 4 kuipjes
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Pistolets - 60 stuks
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Achterham - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilo
- Hummus - 8 kuipjes
- Roomkaas - 6 kuipjes
- Eiersalade - 4 bakjes
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika's - 12 stuks
- Wortels - 2 kilo
- Gemengde sla - 12 zakken
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Mais - 6 blikken
- Olijven - 4 potten
- Saladedressing - 4 flessen
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Paprikachips - 5 zakken
- Naturelchips - 5 zakken
- Zoute pinda's - 4 zakken
- Gemengde noten - 4 zakken
- Koekjes - 8 pakken
- Stroopwafels - 6 pakken
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 4 kilo
- Vegetarische spreads - 6 kuipjes
- Glutenvrije broodjes - 8 stuks
- Lactosevrije kaas - 500 gram
- Papieren servetten - 200 stuks
- Theelepels voor eenmalig gebruik - 100 stuks
- Koffiefilters - 1 pak
- Vershoudfolie - 1 rol
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 3 flacons
- Papieren handdoekjes - 4 pakken

Tips

Tel per aanwezige één stoel, één kopje en één glas; leg daarnaast ongeveer 10 procent extra servies klaar voor breuk, morsen of onverwachte deelnemers.
Plan koffie en thee voor de hele bijeenkomst: gebruik per koffiezetapparaat een thermoskan en zet waterkokers klaar als meerdere groepen tegelijk thee willen maken.
Controleer de presentatietechniek minimaal één dag vooraf. Test laptop, beamer, projectiescherm, draagbare speaker, verlengkabels en stekkerdozen in combinatie met elkaar.
Maak naamkaartjes vóór de vergadering en leg stiften bij het flip-overbord. Zo kunnen deelnemers bij binnenkomst direct hun naam zichtbaar neerzetten en hoef je niet tijdens de start te schrijven.
Zet voor een broodmaaltijd aparte serveerschalen, schaaltjes, opscheplepels, snijplanken en broodmessen klaar. Plaats ook afvalbakken bij het buffet en de drankentafel, niet alleen bij de uitgang.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een bewonersvergadering?: Reken op 2 tot 3 koppen koffie of thee per persoon voor een bijeenkomst van ongeveer 2 uur. Zet voor 20 deelnemers dus minimaal 40 tot 60 koppen klaar en houd extra water en koffie achter de hand.
Hoeveel stoelen en servies moet ik regelen voor een bewonersvergadering?: Regel één stoel per aangemelde deelnemer en ongeveer 10 procent extra. Voor 30 deelnemers betekent dat 33 stoelen, plus minimaal 33 koffiekopjes, glazen, borden en besteksets.
Wanneer moet ik de beamer en presentatie testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en kabels uiterlijk één dag voor de vergadering. Doe op locatie nog een korte controle van ongeveer 30 minuten voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Wat moet ik klaarzetten voor een stemming tijdens de bewonersvergadering?: Leg de stembiljetten vooraf klaar en zorg voor een tafel waarop deelnemers ze kunnen pakken en invullen. Neem daarnaast pennen of stiften mee en reserveer minstens 15 minuten vóór de start om de stemprocedure uit te leggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.