Boodschappenlijst voor een lezing

Voor een lezing heb je meer nodig dan stoelen en een presentatie. Regel techniek met passende kabels, materiaal voor registratie en genoeg servies voor koffie, thee en water. Stem de aantallen af op het verwachte bezoekersaantal en houd rekening met de spreker, hand-outs en dieetwensen. Met deze boodschappenlijst zie je snel wat je moet kopen, lenen of meenemen voordat de ruimte opengaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Krukkenaantal 3

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schenkkommenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6

Registratie

Registratiebordjesaantal 3
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennensetsaantal 6
Bezoekerslijstmapaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Appelsap - 4 liter
- Bitter lemon - 2 flessen
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Mini-komkommers - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Worteltjes - 2 kilo
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Volkoren crackers - 6 pakken
- Rijstwafels - 4 pakken
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Halal kipfilet - 1 kilo
- Vegetarische spread - 4 kuipjes
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Papieren servetten - 200 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks

Tips

Reken per bezoeker op één waterglas en plan voor koffie of thee ongeveer twee kopjes per persoon. Neem daarnaast 10% extra servies mee voor breuk, morsen of een tweede ronde.
Test projector, laptop, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers uiterlijk één dag vooraf samen. Leg ook minstens één verlengkabel en stekkerdoos klaar; aansluitingen bij een spreektafel zitten vaak niet op de juiste plek.
Maak voor registratie één naambadge per aangemelde bezoeker en print ongeveer 10% extra lege badges. Leg registratiebordjes, bezoekerslijst en schrijfmateriaal minstens 30 minuten voor aanvang op de registratietafel.
Voorzie hand-outs voor het definitieve aantal bezoekers plus 5 tot 10 extra exemplaren. Controleer de laatste dieetwensen zodra de bezoekerslijst is afgerond, zodat koffie- en eetbenodigdheden niet pas tijdens de pauze worden aangepast.
Zet waterkannen en koffie- of thermoskannen vóór de ontvangst klaar, maar vul warme dranken pas kort voor aanvang. Een welkomstbord en pijlborden bij de ingang voorkomen dat bezoekers in de laatste 15 minuten naar de zaal of registratie zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een lezing?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en houd 5 tot 10 extra stoelen achter de hand. Zo kun je late aanmeldingen of een onverwacht grotere opkomst opvangen zonder de opstelling tijdens de lezing te wijzigen.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een lezing?: Reken voor het eerste koffiemoment op ongeveer twee kopjes per persoon. Voor een lezing van twee tot drie uur is 0,5 tot 0,75 liter warme drank per bezoeker een bruikbare richtlijn; neem 10% extra mee.
Hoeveel hand-outs moet ik printen voor een lezing?: Print één hand-out per aangemelde bezoeker en 5 tot 10 extra exemplaren. Rond het definitieve aantal uiterlijk één werkdag voor de lezing af, zodat je nog kunt bijdrukken.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een lezing testen?: Test de volledige opstelling uiterlijk één dag vooraf en doe op de dag zelf nog een korte controle. Controleer minimaal 60 minuten voor aanvang de presentatie, HDMI-verbinding, microfoon, luidsprekers en stroomvoorziening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.