Qué necesitas para organizar una conferencia

Una conferencia necesita más que sillas y un proyector. Esta lista reúne el material para recibir a los asistentes, preparar la zona de ponentes y ofrecer café, té, agua y refrescos sin improvisar. Calcula las cantidades según el número final de visitantes y revisa con antelación qué presta el recinto. Los olvidos más habituales son los cables, las acreditaciones, la señalización y los recipientes para servir las bebidas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 80
Mesascant. 8
Mesa de oradores
Taburetescant. 3

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófono
Altavocescant. 2
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de serviciocant. 6
Cuencos para servircant. 4

Decoración

Mantelcant. 8
Arreglos floralescant. 4
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6

Registro

Carteles de registrocant. 3
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Juego de bolígrafoscant. 6
Carpeta de lista de visitantescant. 2

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 8 unidades
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 6 litros
- Zumo de manzana - 4 litros
- Limonada amarga - 2 botellas
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Mini pepinos - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias baby - 2 kilos
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Crackers integrales - 6 paquetes
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Pechuga de pollo halal - 1 kilo
- Untable vegetariano - 4 tarrinas
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades

Consejos

Calcula una acreditación y un folleto por visitante confirmado, más un 10 % adicional para inscripciones de última hora o material dañado.
Para una pausa de una hora, prevé aproximadamente 2 tazas de café o té y 0,5 litros de agua por persona; añade refrescos según el perfil de los asistentes.
Comprueba el equipo al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cable HDMI, regletas y alargadores deben funcionar juntos.
Prepara la mesa de registro con las credenciales ordenadas alfabéticamente y coloca los carteles direccionales antes de abrir las puertas; así el equipo no tendrá que orientar a cada visitante.
Confirma con el recinto qué incluye su cocina. Si no hay máquinas de café, teteras, termos, jarras, vasos o bandejas de servicio, resérvalos o cómpralos como mínimo 3 días antes.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para una conferencia de 50 personas?: Prepara al menos 50 acreditaciones y folletos, y añade 5 unidades extra de cada uno. Para una pausa de una hora, calcula unos 25 litros de agua y unas 100 tazas de café o té en total, ajustando la proporción a tus asistentes.
¿Cuánta bebida necesito para una conferencia?: Como referencia, calcula 0,5 litros de agua por persona para una pausa de una hora y entre 2 y 3 bebidas calientes por persona. Si la jornada dura varias horas, revisa la cantidad por cada pausa adicional y mantén las bebidas frías hasta el momento de servirlas.
¿Qué equipo audiovisual hace falta para una conferencia?: Necesitas un portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cable HDMI, regletas y alargadores. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y lleva un cable de repuesto si la presentación depende de una conexión concreta.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y los carteles?: Cierra la lista de visitantes entre 2 y 3 días antes, imprime las acreditaciones y prepara la señalización entonces. Reserva el día del evento solo para ordenar la mesa de registro, colocar los carteles y corregir cambios de última hora.

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