Einkaufsliste für einen Vortrag

Für einen Vortrag brauchst du mehr als Laptop und Beamer. Getränke, Geschirr, Technik für den Anschluss und Material für die Registrierung müssen rechtzeitig bereitliegen. Plane die Mengen nach der Zahl der angemeldeten Besucher und rechne bei Getränken mit Reserve. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Kabel, leere Kannen und zu wenig Namensschilder zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 8
Rednertisch
HockerAnz. 3

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
ServierschalenAnz. 4

Dekoration

TischdeckeAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 4
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6

Registrierung

RegistrierungsschilderAnz. 3
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
StiftesetsAnz. 6
BesucherlistenmappeAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 8 Stück
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Orangensaft - 6 Liter
- Apfelsaft - 4 Liter
- Bitter Lemon - 2 Flaschen
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Mini-Gurken - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 2 Kilo
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Tortillachips - 4 Beutel
- Vollkorncracker - 6 Packungen
- Reiswaffeln - 4 Packungen
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Halal-Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 4 Schalen
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Papierservietten - 200 Stück
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Wasserglas und eine Kaffeetasse ein; halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. So musst du während der Pause nicht nachspülen.
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, davon mindestens eine Portion Wasser. Kühle Wasser und Erfrischungsgetränke spätestens am Vorabend.
Lege für den Projektor ein HDMI-Kabel und ein Verlängerungskabel bereit; nimm ein zweites Verlängerungskabel als Reserve mit. Teste die Präsentation mit genau dem Laptop, der beim Vortrag eingesetzt wird.
Bestelle oder drucke Namensschilder für alle angemeldeten Gäste plus etwa 10 Prozent zusätzliche Schilder. Registrierungsschilder und ein Willkommensschild werden häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.
Besorge Handouts spätestens am Vortag und packe sie nach der erwarteten Besucherzahl, nicht nach der Zahl der Referenten. Für Nachzügler sind 5 bis 10 Prozent zusätzliche Exemplare sinnvoll.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Vortrag?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person, darunter mindestens eine Portion Wasser. Bei einem zweistündigen Vortrag solltest du zusätzlich etwa ein Getränk pro Person einrechnen.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Vortrag?: Rechne pro Gast mit einer Kaffeetasse, einem Wasserglas und einem Teller, wenn Snacks angeboten werden. Kaufe oder leihe jeweils rund 10 Prozent mehr, damit beschädigtes oder benutztes Geschirr nicht sofort fehlt.
Welche Technik brauche ich für einen Vortrag?: Für die Präsentation brauchst du mindestens einen Laptop, einen Projektor, eine Projektionsleinwand, ein passendes HDMI-Kabel und ein Verlängerungskabel. Bei mehr als etwa 30 bis 40 Personen sind Mikrofon und Lautsprecher meist sinnvoll.
Wann sollte ich die Sachen für den Vortrag besorgen?: Technik, Geschirr und Mobiliar solltest du spätestens zwei bis drei Tage vorher prüfen oder reservieren. Getränke, Handouts, Namensschilder und Registrierungsmaterial sollten am Vortag vollständig bereitliegen.

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