Que faut-il acheter pour organiser une conférence ?

Pour une conférence, les oublis concernent souvent l’accueil, les boissons et les branchements plutôt que le contenu des interventions. Prévois la vaisselle, le café, l’eau et le matériel de présentation en fonction du nombre d’inscrits, avec une petite marge. Les badges, les panneaux d’inscription et les câbles doivent être prêts avant l’arrivée des premiers visiteurs. Cette liste rassemble les achats et le matériel à apporter pour installer la salle sans courir au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Tabouretsqté 3

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphone
Haut-parleursqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Saladiersqté 4

Décoration

Nappeqté 8
Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6

Inscription

Panneaux d’inscriptionqté 3
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Sets de stylosqté 6
Dossier de la liste des visiteursqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Bitter lemon - 2 bouteilles
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Mini-concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Crackers complets - 6 paquets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Blanc de poulet halal - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 4 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces

Conseils

Prévois au moins 50 cl d’eau par visiteur pour la durée de la conférence, puis ajoute 10 % de marge. Les carafes et les verres doivent être installés avant l’ouverture de l’accueil.
Pour le café, compte environ 2 tasses par personne sur une matinée et garde une machine ou un thermos supplémentaire si la pause est courte. Achète aussi du thé et vérifie le nombre de tasses disponibles.
Prépare un badge nominatif pour chaque personne inscrite, plus 5 à 10 badges vierges pour les inscriptions de dernière minute. Place les panneaux d’inscription et les indications avant de brancher le matériel audiovisuel.
Teste le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable et le microphone au moins 60 minutes avant le début. Emporte les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises nécessaires : ils manquent souvent quand le matériel vient de plusieurs intervenants.
Installe les tables, les chaises et la table de prise de parole avant l’arrivée de l’intervenant. Prévoyez quelques tabourets si une démonstration ou une table technique est prévue, et gardez une nappe ainsi que des plateaux de service pour la pause.

Questions fréquentes

Combien de bouteilles d’eau prévoir pour une conférence ?: Compte environ 50 cl par personne pour une conférence de quelques heures, soit une bouteille de 1,5 litre pour 3 personnes. Ajoute 10 % de réserve, surtout si la salle est chauffée ou si les participants restent toute la journée.
Quelle quantité de café acheter pour une conférence de 50 personnes ?: Prévois environ 100 tasses pour 50 personnes sur une matinée, avec du thé en complément. Deux machines à café ou un dispositif de préparation et un thermos permettent de servir rapidement pendant la pause.
Quand préparer les badges et les panneaux d’inscription ?: Imprime les badges et prépare les panneaux au plus tard la veille. Garde 5 à 10 badges vierges sur la table d’inscription pour corriger un nom ou accueillir une personne non prévue.
Quel matériel technique faut-il pour une conférence ?: Prévois un projecteur, un écran, un ordinateur portable, un microphone et des haut-parleurs. Fais un test complet au moins 60 minutes avant le début, avec les câbles HDMI, rallonges et multiprises déjà branchés.

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