Boodschappenlijst consultatiebijeenkomst

Voor een consultatiebijeenkomst heb je meer nodig dan tafels en stoelen. Deelnemers moeten zich snel kunnen registreren, aantekeningen kunnen maken en vragen kunnen achterlaten. Regel techniek, naamkaartjes, hand-outs en bewegwijzering op tijd, en stem servies en catering af op het aantal aanmeldingen. Deze lijst helpt je controleren wat je moet kopen of meenemen voordat de ruimte opengaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplankenaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Stiftenaantal 30
Timeraantal 2

Kantoor

Naamkaarthoudersaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Balpennenaantal 60
Kleefbriefjesaantal 12
A4-papieraantal 2
Mappenaantal 50
Enveloppenaantal 60
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Naambordjes voor tafelsaantal 8

Koeling

Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Theedozenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Suikerbakjesaantal 4
Waterdispensersaantal 2

Tips

Leg per deelnemer één naamkaartje, één notitieblok en minimaal één balpen klaar. Neem voor pennen en naamkaartjes ongeveer 10% extra mee voor onverwachte deelnemers of verlies.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en presentatie uiterlijk één dag vooraf samen. Neem minstens één reserve- of alternatieve aansluitmogelijkheid mee als de laptop niet direct past.
Zet bij de ontvangsttafel de deelnemerslijst, mappen en informatiepakketten klaar. Plaats bewegwijzering vanaf de ingang tot de zaal en controleer die opnieuw wanneer de locatie opengaat.
Bestel servies en drank niet alleen voor de ingeschreven deelnemers: reken ongeveer 10% extra kopjes, glazen en borden. Houd aparte catering en duidelijk servies vrij voor gemelde dieetwensen.
Verdeel flip-overstiften, stiften, kleefbriefjes en feedbackformulieren vooraf over de tafels. Leg de timer zichtbaar klaar wanneer gesprekken een vaste spreektijd hebben, zodat de gespreksleider niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een consultatiebijeenkomst?: Zorg minimaal voor tafels, stoelen, een ontvangsttafel, naamkaartjes, notitieblokken, balpennen, hand-outs en feedbackformulieren. Voor de presentatie heb je een laptop, beamer, scherm, HDMI-kabel en meestal een microfoon nodig. Voeg servies, drank, bewegwijzering en materiaal voor de gespreksrondes toe.
Hoeveel schrijfmateriaal moet ik voorzien per deelnemer?: Leg per deelnemer één notitieblok en één balpen klaar en neem ongeveer 10% extra mee. Voor 40 deelnemers betekent dat 44 notitieblokken en 44 pennen. Voor groepswerk kun je daarnaast per tafel kleefbriefjes en meerdere stiften klaarleggen.
Wanneer moet ik de techniek voor een consultatiebijeenkomst testen?: Test alle apparatuur uiterlijk één dag voor de bijeenkomst en doe op de dag zelf nog een korte controle vóór de ontvangst. Controleer beeld, geluid, kabels, stroompunten en de presentatie. Plan minstens 30 minuten voor aanvang om storingen op te lossen.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een consultatiebijeenkomst?: Reken per verwachte deelnemer op één koffiekopje, één waterglas en één bord, plus ongeveer 10% reserve. Bij 40 deelnemers kom je uit op 44 kopjes, 44 glazen en 44 borden. Stem bestek, serveerplanken en schenk kannen af op de catering en het aantal tafels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.