Consultatiebijeenkomst organiseren: een praktische checklist
Een consultatiebijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een programma. Je moet deelnemers op tijd bereiken, vragen en stellingen voorbereiden en zorgen dat iedereen kan meedoen. Denk ook aan details die vaak te laat worden geregeld, zoals dieetwensen, toegankelijkheid, naamkaartjes en bewegwijzering. Met deze checklist werk je van doel en planning naar uitvoering, zonder de techniek, materialen of ontvangst op de dag zelf over het hoofd te zien.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Doel en doelgroep vaststellen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Ruimte reserveren
Sprekers en gespreksleiders vastleggen
2 personen
Informatiepakket samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering aan genodigden sturen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidsbehoeften controleren
Deelnemerslijst bijwerken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentatie afronden
2 personen
Vragen en stellingen selecteren
2 personen
Feedbackformulieren opstellen
Hand-outs afdrukken
2 personen
Route en bewegwijzering maken
Catering en dieetopties bestellen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte en faciliteiten controleren
2 personen
Materialen per tafel verdelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Materialen klaarleggen
2 personen
Briefing met team houden
4 personen
Event
Registratietafel bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkom en programma toelichten
Presentatie verzorgen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Discussietafels begeleiden
5 personen
Aantekeningen per tafel maken
5 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Plenaire terugkoppeling begeleiden
2 personen
Actiepunten en reacties vastleggen
2 personen
Feedbackformulieren uitdelen
Afscheid en vervolg toelichten
Feedbackformulieren inzamelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Presentatietechniek afkoppelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en reinigen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Notulen en input uitwerken
2 personen
Deelnemers bedanken
Samenvatting naar deelnemers sturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Ontvangsttafel
- Krukkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Waterglazenaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerplankenaantal 6
- Schenk kannenaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze microfoon
- Flip-overaantal 2
- Flip-overstiftenaantal 12
- Stiftenaantal 30
- Timeraantal 2
Kantoor
- Naamkaarthoudersaantal 50
- Notitieblokkenaantal 50
- Balpennenaantal 60
- Kleefbriefjesaantal 12
- A4-papieraantal 2
- Mappenaantal 50
- Enveloppenaantal 60
- Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Decoratie
- Tafelkleedaantal 8
- Bloemstukkenaantal 4
- Naambordjes voor tafelsaantal 8
Koeling
- Koelboxenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Serveertangenaantal 6
- Theedozenaantal 4
- Melkkannetjesaantal 4
- Suikerbakjesaantal 4
- Waterdispensersaantal 2
Tips
- Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programmaopzet vaststaan. Plan de herinnering aan genodigden uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst en werk de deelnemerslijst daarna bij.
- Vraag dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uit tijdens de aanmelding, niet pas bij de cateringbestelling. Controleer de antwoorden minimaal 5 werkdagen vooraf en geef ze door aan de locatie en cateraar.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en alle stekkerdozen uiterlijk 1 dag vooraf. Neem verlengsnoeren mee en controleer of de presentatie ook zonder internet werkt.
- Maak per tafel een materialenpakket met bijvoorbeeld notitieblokken, balpennen, stiften, kleefbriefjes en hand-outs. Leg de pakketten vóór ontvangst klaar, zodat deelnemers niet tijdens de start nog spullen moeten delen.
- Plan op de dag zelf tijd voor het openen en ventileren van de ruimte en controleer de bewegwijzering vóór de eerste deelnemer arriveert. Zet de ontvangsttafel, naamkaarthouders en deelnemerslijst klaar en wijs één persoon aan voor binnenkomende vragen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een consultatiebijeenkomst organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met doel, doelgroep, ruimte, sprekers en programma. Verstuur de uitnodiging zodra datum en locatie definitief zijn en stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een herinnering.
- Wanneer moet ik de catering voor een consultatiebijeenkomst bestellen?
- Bestel de catering minimaal 5 werkdagen vooraf, nadat je de dieetwensen hebt gecontroleerd. Houd de deelnemerslijst bij tot het afgesproken bestelmoment, zodat je aantallen en dieetopties kunt bijstellen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek te testen?
- Reserveer 30 tot 60 minuten voor een volledige test, bij voorkeur de dag vóór de bijeenkomst. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook HDMI-aansluiting, stroompunten, microfoon en de volgorde van de presentatie.
- Wanneer maak ik naamkaartjes en tafelmaterialen klaar?
- Maak naamkaartjes en materialen uiterlijk 1 dag vooraf klaar op basis van de bijgewerkte deelnemerslijst. Verdeel per tafel de notitieblokken, balpennen, stiften, kleefbriefjes en hand-outs vóór de ontvangst.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!