Zo organiseer je een squashtoernooi zonder chaos

Begin met het aantal deelnemers, de beschikbare squashbanen en de speeltijd per wedstrijd. Kies daarna een toernooiformaat, leg regels en prijzengeld vast en open de inschrijving. Zodra de aanmeldingen binnen zijn, maak je het wedstrijdschema en deel je scheidsrechters in. Plan de laatste controle niet alleen op sportmateriaal: catering, scoreborden, wedstrijdformulieren, stroom en de ontvangstbalie bepalen mede of de dag soepel loopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Squashbanen reserveren
2
Toernooiformaat bepalen
2 personen
3
Prijzengeld vaststellen
2 personen
4
Inschrijfformulier aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst controleren
2 personen
9
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
10
Wedstrijdregels versturen
11
Scheidsrechters indelen
2 personen
12
Prijzen bestellen
13
Rackets controleren
2 personen
14
Ballen controleren
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Prijzen ophalen
18
Wedstrijdformulieren afdrukken
19
Deelnemersmails versturen
20
Catering koelen
2 personen
21
Toernooikist inpakken
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Banen en kleedkamers controleren
2 personen
24
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Wedstrijdschema ophangen
27
Scoreborden klaarzetten
2 personen
28
Rackets en ballen klaarleggen
2 personen
29
Cateringbuffet inrichten
3 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Muziek en speakers testen
32
EHBO-doos klaarleggen
33
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
3 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Startuitleg geven
2 personen
37
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
38
Uitslagen verwerken
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
41
Wedstrijdballen vervangen
2 personen
42
Tussenstanden publiceren
43
Pauzehapjes serveren
3 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Kwartfinales begeleiden
6 personen
46
Kwartfinales registreren
2 personen
47
Maaltijd uitserveren
4 personen
48
Servies verzamelen
2 personen
49
Halve finales begeleiden
4 personen
50
Halve finales registreren
2 personen
51
Finalisten aankondigen
52
Finale begeleiden
3 personen
53
Finale vastleggen
54
Eindstand controleren
2 personen
55
Prijsuitreiking houden
3 personen
56
Groepsfoto maken
57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
3 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
62
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
63
Banen en kleedkamers nalopen
2 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Overgebleven eten opslaan
67
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
68
Uitslagen naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Receptiebalie
Buffettafelsaantal 3

Sportmateriaal

Squashracketsaantal 12
Squashballenaantal 30
Reservegripsaantal 12
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdhesjesaantal 12

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker
Powerbankaantal 2

Koeling

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Theeglazenaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Toernooibanner
Pijlbordenaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 6
Notitieblokkenaantal 8
Papieraantal 250
Naamstickersaantal 60
Tafelnummersaantal 8

Catering

Prijzenaantal 3
Medaillesaantal 20
Drinkdispensersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-doos
Koelkompressenaantal 4
Pleistersaantal 30

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Reserveer de squashbanen voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd per wedstrijd niet alleen de speeltijd aan, maar ook 5 tot 10 minuten voor wisselen, uitslagen en eventuele uitloop.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, deelnemers te controleren en een werkbaar wedstrijdschema te maken.
Stuur wedstrijdregels, aanvangstijd en speelschema minstens 3 dagen vooraf naar alle deelnemers. Vermeld ook waar ze zich melden en wanneer ze aanwezig moeten zijn.
Maak per wedstrijdbaan een set met scorebord, wedstrijdformulieren, gecontroleerde squashballen en een reserve-racket of reservegrips. Zo hoeft een kleine materiaalstoring het programma niet stil te leggen.
Pak de toernooikist en catering de dag ervoor in. Koelbare producten gaan in koelboxen met koelelementen; controleer op locatie daarna banen, kleedkamers, ontvangstbalie, tafels en stoelen voordat de eerste spelers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel squashbanen heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, het format en de wedstrijdduur. Reken naast de speeltijd 5 tot 10 minuten per wedstrijd voor wisselen en administratie en plan bij voorkeur één baan extra als uitloop mogelijk is.
Wanneer moet je de inschrijving voor een squashtoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de speeldatum. Met een deelnemerslijst op tijd kun je het schema, de scheidsrechters, dieetwensen en catering nog controleren.
Wanneer stuur je het wedstrijdschema naar deelnemers?: Stuur het schema en de wedstrijdregels minimaal 3 dagen vooraf. Verstuur op de wedstrijddag zelf alleen wijzigingen, zodat deelnemers niet op verouderde informatie spelen.
Wat moet je de dag voor een squashtoernooi klaarzetten?: Pak de toernooikist, wedstrijdformulieren, prijzen, rackets, ballen, scoreborden en catering de dag ervoor in. Controleer ook de laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen, zodat je op locatie niet nog hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.