Qué necesitas comprar para una reunión de consulta
Una reunión de consulta necesita más que sillas y una presentación. Debes preparar materiales para registrar a los asistentes, tomar notas, recoger opiniones y orientar a las personas dentro del espacio. Esta lista reúne el equipo, la papelería, el mobiliario y la vajilla que conviene tener preparados. Calcula las cantidades según el número de participantes y añade algunas unidades de reserva para evitar compras de última hora.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa de recepción
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Tablas para servircant. 6
- Jarras para servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Pizarra de hojascant. 2
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Rotuladorescant. 30
- Temporizadorcant. 2
Oficina
- Portatarjetas de nombrecant. 50
- Bloc de notascant. 50
- Bolígrafoscant. 60
- Notas adhesivascant. 12
- Papel A4cant. 2
- Carpetascant. 50
- Sobrescant. 60
- Flechas para señalizacióncant. 12
Decoración
- Mantelcant. 8
- Arreglos floralescant. 4
- Tarjetas con nombres para las mesascant. 8
Refrigeración
- Neveras portátilescant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Guantes de limpiezacant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Pinzas de servircant. 6
- Cajas de técant. 4
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
- Dispensadores de aguacant. 2
Consejos
- Calcula una silla, una tarjeta identificativa y un bolígrafo por participante; prepara entre un 10 % y un 15 % adicional para incorporaciones o pérdidas.
- Lleva al menos un bloc de notas por mesa y suficiente papel A4 para los folletos, formularios y hojas de trabajo; imprime un 10 % extra.
- Comprueba el equipo técnico entre 24 y 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores y regletas deben funcionar juntos.
- Para el registro, prepara una mesa de recepción, portatarjetas de nombre, carpetas y sobres; separa los materiales por mesa antes de abrir el espacio.
- Calcula dos vasos de agua y una taza de café por persona si habrá una pausa; añade jarras y bandejas para servir y confirma las opciones dietéticas al menos 3 días antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué material necesito para una reunión de consulta de 20 personas?
- Prepara 20 sillas, 20 tarjetas identificativas, 20 bolígrafos y al menos 20 blocs de notas. Añade 2 o 3 unidades de reserva de los artículos pequeños y lleva papel A4, carpetas y formularios suficientes para todos.
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito para una reunión de consulta?
- Necesitas una silla por participante y una o dos sillas adicionales para ponentes o moderadores. El número de mesas depende de la distribución, pero deja una mesa de recepción y calcula aproximadamente una mesa de trabajo por cada 6 a 8 personas.
- ¿Cuándo debo comprobar el proyector y los cables?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes de la reunión. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y las regletas en el mismo espacio donde se celebrará el encuentro.
- ¿Cuánta vajilla y bebida debo comprar para la reunión?
- Calcula dos vasos de agua y una taza de café por persona si solo habrá una pausa. Para una reunión de 20 personas, prepara al menos 40 vasos de agua, 20 tazas y un margen del 10 % para reposición o accidentes.
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