Que prévoir pour une réunion de consultation ?

Une réunion de consultation demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut pouvoir accueillir les participants, recueillir leurs questions, afficher les informations et faire circuler les documents sans interruption. Prévoyez le matériel en fonction du nombre d’inscrits, avec quelques exemplaires et fournitures de réserve. Cette liste couvre l’accueil, la présentation, les échanges en salle, la signalétique et la pause éventuelle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Planches de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Marqueursqté 30
Minuterieqté 2

Bureau

Porte-nomsqté 50
Blocs-notesqté 50
Stylos à billeqté 60
Post-itqté 12
Papier A4qté 2
Classeursqté 50
Enveloppesqté 60
Flèches de signalisationqté 12

Décoration

Nappeqté 8
Compositions floralesqté 4
Étiquettes nominatives pour les tablesqté 8

Réfrigération

Glacièresqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Gants de nettoyageqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Pinces de serviceqté 6
Boîtes de théqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Distributeurs d'eauqté 2

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de marge pour les arrivées imprévues. Gardez quelques places libres près de l’entrée pour les personnes arrivant en retard ou ayant un besoin d’accessibilité.
Comptez au moins un stylo et un bloc-notes par participant si vous recueillez des avis sur place. Ajoutez 10 % de réserve : les stylos disparaissent rapidement et certains participants remplissent plusieurs feuilles.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant la réunion. Prévoyez une rallonge et une multiprise supplémentaires si les prises sont éloignées des tables.
Imprimez les documents définitifs le jour précédent, avec 5 à 10 exemplaires de réserve. Préparez aussi les porte-noms, les enveloppes et les classeurs avant l’ouverture afin de ne pas bloquer l’accueil.
Pour une réunion de deux heures, prévoyez environ 50 cl d’eau par personne, ainsi que suffisamment de tasses, verres, assiettes et couverts pour chaque participant. Placez les pichets et les planches de service avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une réunion de consultation ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez une marge de 5 à 10 %. Pour 40 participants, installez donc 42 à 44 chaises, sauf si la salle impose une disposition particulière.
Combien de documents faut-il imprimer pour une réunion publique ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 50 inscrits, préparez environ 53 à 55 dossiers afin de couvrir les visiteurs non inscrits et les documents abîmés.
Quand tester le matériel audiovisuel avant la réunion ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant, puis vérifiez les branchements 30 minutes avant l’ouverture. Testez notamment le portable, le vidéoprojecteur, le câble HDMI et le micro sans fil.
Quelle quantité d’eau prévoir pour une réunion de consultation ?: Pour une réunion d’environ deux heures, comptez 50 cl d’eau par participant. Pour 40 personnes, prévoyez donc au moins 20 litres, avec une petite réserve si la salle est chaude ou mal ventilée.

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