Zo organiseer je een consultatiebijeenkomst

Begin met het doel en de doelgroep: wil je ideeën ophalen, een voorstel toetsen of knelpunten bespreken? Werk daarna het programma uit met vaste tijden voor uitleg, tafelgesprekken en terugkoppeling. Reserveer de ruimte zodra de groepsgrootte bekend is en leg sprekers en gespreksleiders vast. De meeste problemen ontstaan vlak voor de bijeenkomst: ontbrekende dieet- of toegankelijkheidsinformatie, niet-geteste techniek en te weinig tijd voor ontvangst en registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en doelgroep vaststellen
2 personen
2
Programma en tijdschema maken
2 personen
3
Ruimte reserveren
4
Sprekers en gespreksleiders vastleggen
2 personen
5
Informatiepakket samenstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Herinnering aan genodigden sturen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Toegankelijkheidsbehoeften controleren
12
Deelnemerslijst bijwerken
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Presentatie afronden
2 personen
15
Vragen en stellingen selecteren
2 personen
16
Feedbackformulieren opstellen
17
Hand-outs afdrukken
2 personen
18
Route en bewegwijzering maken
19
Catering en dieetopties bestellen
20
Techniek testen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Ruimte en faciliteiten controleren
2 personen
23
Materialen per tafel verdelen
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Ruimte ventileren
26
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
28
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Dranken koud zetten
31
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
32
Materialen klaarleggen
2 personen
33
Briefing met team houden
4 personen

Event

34
Registratietafel bemannen
2 personen
35
Deelnemers ontvangen
2 personen
36
Naamkaartjes uitdelen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Welkom en programma toelichten
39
Presentatie verzorgen
40
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
41
Discussietafels begeleiden
5 personen
42
Aantekeningen per tafel maken
5 personen
43
Dranken bijvullen
44
Hapjes aanvullen
45
Plenaire terugkoppeling begeleiden
2 personen
46
Actiepunten en reacties vastleggen
2 personen
47
Feedbackformulieren uitdelen
48
Afscheid en vervolg toelichten
49
Feedbackformulieren inzamelen
50
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

51
Overgebleven catering verpakken
2 personen
52
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
53
Servies en glazen afwassen
2 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
55
Presentatietechniek afkoppelen
2 personen
56
Ruimte schoonmaken
3 personen
57
Toiletten controleren en reinigen
58
Locatie afsluiten
2 personen
59
Materialen retourneren
2 personen
60
Notulen en input uitwerken
2 personen
61
Deelnemers bedanken
62
Samenvatting naar deelnemers sturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplankenaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Stiftenaantal 30
Timeraantal 2

Kantoor

Naamkaarthoudersaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Balpennenaantal 60
Kleefbriefjesaantal 12
A4-papieraantal 2
Mappenaantal 50
Enveloppenaantal 60
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Naambordjes voor tafelsaantal 8

Koeling

Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Theedozenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Suikerbakjesaantal 4
Waterdispensersaantal 2

Tips

Plan minstens 4 weken vooraf de ruimte, sprekers en gespreksleiders. Houd in het programma ook 15 minuten voor binnenkomst, naamkaartjes en het verzamelen van vragen.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging verstuurd is en verwerk aanmeldingen wekelijks. Stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering met route, starttijd en een verzoek om dieetwensen of toegankelijkheidsbehoeften.
Maak per tafel een vaste set met notitieblokken, balpennen, stiften, kleefbriefjes en de relevante hand-outs. Leg deze materialen uiterlijk 30 minuten voor aanvang klaar, zodat de gespreksleider niet hoeft te zoeken.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en verlengsnoeren minstens 1 uur vooraf op de locatie. Neem een flip-over en stiften als directe back-up mee wanneer de presentatie niet werkt.
Wijs één persoon aan voor ontvangst en één voor techniek. Laat de ontvangsttafel 20 minuten voor de start bemand zijn en controleer vóór opening ventilatie, bewegwijzering, stoelen en de catering met dieetopties.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een consultatiebijeenkomst?: Reken voor een compacte bijeenkomst op 2 tot 3 uur, inclusief ontvangst en pauze. Plan bij meerdere gesprekstafels minimaal 45 minuten voor de inhoudelijke uitwisseling en 20 minuten voor de gezamenlijke terugkoppeling.
Hoe ver van tevoren nodig ik deelnemers uit?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 4 weken vooraf, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden. Stuur 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst een herinnering met praktische informatie en een laatste mogelijkheid om dieet- of toegankelijkheidsbehoeften door te geven.
Hoeveel gespreksleiders heb ik nodig voor een consultatiebijeenkomst?: Plan minimaal één gespreksleider per tafel of gespreksgroep. Voeg daarnaast één centrale moderator toe wanneer er plenair wordt gepresenteerd of teruggekoppeld; bij 4 tafels heb je dus minstens 5 begeleidende rollen nodig.
Wanneer test ik de techniek voor een consultatiebijeenkomst?: Doe een volledige test op de locatie minstens 1 uur voor de start. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook de HDMI-aansluiting, stroompunten, verlengsnoeren en een flip-over als back-up.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.