Einkaufsliste für ein Beratungstreffen

Für ein Beratungstreffen brauchst du neben Sitzplätzen vor allem funktionierende Präsentationstechnik, Unterlagen und Material für Notizen. Plane Geschirr und Getränke passend zur Teilnehmerzahl und lege pro Tisch zusätzliche Stifte und Notizblöcke bereit. Häufig fehlen am Veranstaltungstag HDMI-Kabel, Verlängerungskabel oder Namensschildhalter. Mit dieser Einkaufsliste prüfst du frühzeitig, was vor Ort vorhanden ist und was du noch besorgen oder mitbringen musst.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
Empfangstisch
HockerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
WassergläserAnz. 50
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierbretterAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelloses Mikrofon
FlipchartAnz. 2
Flipchart-MarkerAnz. 12
StifteAnz. 30
TimerAnz. 2

Büro

NamensschildhalterAnz. 50
NotizblöckeAnz. 50
KugelschreiberAnz. 60
KlebezettelAnz. 12
A4-PapierAnz. 2
OrdnerAnz. 50
UmschlägeAnz. 60
HinweispfeileAnz. 12

Dekoration

TischdeckeAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 4
Namensschilder für TischeAnz. 8

Kühlung

KühlboxenAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 4
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Catering

ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
TeedosenAnz. 4
MilchkännchenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 4
WasserspenderAnz. 2

Tipps

Plane pro angemeldeter Person ein Namensschild, einen Kugelschreiber und einen Notizblock ein; lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit.
Rechne bei einer einstündigen Kaffeepause pro Person mit mindestens einer Tasse, einem Wasserglas, einem Teller und einem Besteckset. Für Nachzügler sind fünf bis zehn zusätzliche Gedecke sinnvoll.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens am Vortag: Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und mindestens ein Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren.
Lege pro Tisch mehrere Flipchart-Marker, Klebezettel und Stifte aus. Ein Timer hilft, Gesprächsbeiträge und einzelne Programmpunkte pünktlich zu beenden.
Drucke Handouts und A4-Papier nicht exakt nach Anmeldestand, sondern mit 10 bis 15 Prozent Reserve. Ordner und Umschläge werden oft erst beim Empfang oder beim Verteilen der Unterlagen benötigt.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Beratungstreffen?: Neben Tischen und Stühlen brauchst du Empfangsmaterial, Namensschilder, Notizblöcke, Kugelschreiber und Unterlagen. Für Präsentationen gehören Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel auf die Checkliste.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Beratungstreffen?: Plane pro Teilnehmer ein Kaffeegedeck und ein Wasserglas ein. Kaufe oder leihe zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, also zum Beispiel sechs zusätzliche Gedecke bei 60 erwarteten Personen.
Wie viele Handouts soll ich drucken?: Drucke für jede angemeldete Person ein Exemplar und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 40 Teilnehmenden sind das etwa 44 bis 46 Handouts.
Wann sollte ich die Technik für ein Beratungstreffen prüfen?: Teste Laptop, Beamer, Mikrofon und Kabel spätestens am Vortag und wieder 60 bis 90 Minuten vor Beginn im Raum. So bleibt Zeit, fehlende Adapter oder ein Ersatzkabel zu besorgen.

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