Boodschappenlijst voor een benefietavond

Voor een benefietavond heb je meer nodig dan eten en drinken. Richt de zaal in met tafels, stoelen en een aparte plek voor buffet, donaties en veilingitems. Tel servies, glazen en bestek op basis van het verwachte aantal gasten en leg techniek voor sprekers en presentaties vooraf klaar. Vergeet ook koelboxen, warmhoudbakken en betaalmogelijkheden niet: juist die praktische zaken worden vaak pas op de avond zelf gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Eetlepelsaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Catering

Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Etagèresaantal 4
Broodmandenaantal 6
IJsblokemmersaantal 4
Menukaartenaantal 12
Naamlabelsaantal 100
Biedformulierenaantal 100
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Lotendoos
Tombolakaartenaantal 100
Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Ginger ale - 4 flessen
- Spa Blauw - 24 flessen
- Spa Rood - 12 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Jus d'orange - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 72 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 12 zakken
- Baguettes - 16 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Ciabatta - 8 stuks
- Roomboter - 1,5 kilo
- Kruidenboter - 1 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1,5 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Rauwe ham - 1 kilo
- Eiersalade - 1 kilo
- Komkommer - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Paprika - 2 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Meloenen - 4 stuks
- Aardbeien - 2 kilo
- Notenmix - 1,5 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute sticks - 4 zakken
- Kroepoek - 4 zakken
- Borrelnootjes - 4 zakken
- Olijventapenade - 4 potten
- Salsa - 6 potten
- Guacamole - 2 kilo
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Olijfolie - 2 flessen
- Pasta - 8 kilo
- Tomatensaus - 12 potten
- Groentebouillon - 2 dozen
- Parmezaanse kaas - 1 kilo
- Gemengde groenten - 8 kilo
- Champignons - 3 kilo
- Kikkererwten - 12 blikken
- Kokosmelk - 8 blikken
- Rijst - 6 kilo
- Kruidenmix - 6 zakjes
- Paprikapoeder - 1 pot
- Zwarte peper - 1 pot
- Zout - 1 pak
- Knoflook - 6 bollen
- Basilicum - 6 bosjes
- Dessertgebak - 8 taarten
- Brownies - 100 stuks
- Slagroom - 12 spuitbussen
- Vanille-ijs - 8 liter
- Koekjes - 8 pakken
- Citroenkwark - 4 kilo
- Servetten - 400 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Plastic handschoenen - 4 dozen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Geldkistaantal 2
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstandaardsaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Kaarsenaantal 30
Kaarshoudersaantal 15
Fotowand
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Glazenwassersaantal 2

Tips

Tel per gast één dinerbord, één dessertbord, één waterglas en één set bestek; leg voor ongeveer 10% extra klaar voor breuk, morsen of een tweede ronde.
Voor een programma met sprekers of artiesten zijn microfoons, luidsprekers, een laptop, beamer en projectiescherm nodig. Test de volledige presentatie en het geluid uiterlijk 24 uur vooraf op de locatie.
Gebruik warmhoudbakken voor gerechten die niet direct worden uitgeserveerd en koelboxen voor gekoelde producten. Zet thermoskannen klaar voor koffie en houd ijsblokemmers beschikbaar voor gekoelde dranken.
Reserveer aparte serveerschalen, opscheplepels, serveerbladen en schenkkanen voor het buffet. Reken niet op het servies van de locatie zonder dit vooraf te controleren; ontbrekende opscheplepels vallen meestal pas tijdens het diner op.
Maak voor de veiling een tafelindeling met kledingrekken of extra tafels als items groot zijn. Leg de veilinglijst, betaalwijze en eventuele laptops minstens één dag eerder klaar en test donaties vóór de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een benefietavond?: Reken per gast op één dinerbord, één dessertbord, één waterglas en één volledige set bestek. Neem voor servies en glazen 10% extra, zodat je bij breuk of een tweede bord niet direct tekortkomt.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een benefietavond?: Houd voor het eerste uur rekening met 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor een avond van 4 uur komt dat neer op circa 5 tot 6 drankjes per gast, naast koffie, thee en water.
Wanneer moet ik de techniek voor een benefietavond regelen?: Regel microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm uiterlijk 1 week vooraf. Test alles nogmaals minstens 24 uur voor aanvang, inclusief aansluitingen, geluidsniveau en de presentatie.
Wanneer moet ik de catering voor een benefietavond bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra het aantal aanmeldingen redelijk vaststaat, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen voor de avond door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.