Einkaufsliste für den Benefizabend

Für einen Benefizabend brauchst du mehr als Essen und Getränke: Auch Geschirr, Ausschank, Präsentationstechnik und Material für die Auktion müssen am Veranstaltungsort bereitstehen. Plane die Mengen nach der bestätigten Gästezahl und rechne bei Geschirr mit etwa 10 Prozent Reserve. Getränke, Kühlung und warme Speisen solltest du getrennt organisieren, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt oder zu spät eintrifft. Diese Einkaufsliste bündelt die Ausstattung, die für Empfang, Buffet, Programm und Spendenaktion gebraucht wird.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
EsslöffelAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6

Catering

WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8
EtagerenAnz. 4
BrotkörbeAnz. 6
EiswürfeleimerAnz. 4
SpeisekartenAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
GebotsformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
Losbox
Tombola-LoseAnz. 100
Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Ginger Ale - 4 Flaschen
- Spa Blauw - 24 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Baguettes - 16 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Ciabatta - 8 Stück
- Butter - 1,5 Kilo
- Kräuterbutter - 1 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Roher Schinken - 1 kilo
- Eiersalat - 1 Kilo
- Gurke - 12 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Rote Zwiebel - 1 Kilo
- Oliven - 1 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Melonen - 4 Stück
- Erdbeeren - 2 Kilo
- Nussmix - 1,5 kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzstangen - 4 Tüten
- Krupuk - 4 Beutel
- Knabber-Nüsse - 4 Tüten
- Oliven-Tapenade - 4 Gläser
- Salsa - 6 Gläser
- Guacamole - 2 kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Pasta - 8 kilo
- Tomatensauce - 12 Gläser
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Parmesan - 1 kilo
- Gemischtes Gemüse - 8 Kilo
- Champignons - 3 Kilo
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Kokosmilch - 8 Dosen
- Reis - 6 Kilo
- Gewürzmischung - 6 Beutel
- Paprikapulver - 1 Glas
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Salz - 1 Packung
- Knoblauch - 6 Knollen
- Basilikum - 6 Sträuße
- Dessertgebäck - 8 Kuchen
- Brownies - 100 Stück
- Sahne - 12 Sprühdosen
- Vanilleeis - 8 Liter
- Kekse - 8 Packungen
- Zitronenquark - 4 Kilo
- Servietten - 400 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Plastikhandschuhe - 4 Kartons
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Toilettenreiniger - 3 Flaschen
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 4
Kasse
Kartenterminal
GeldkassetteAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtständerAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
KerzenAnz. 30
KerzenhalterAnz. 15
Fotowand
WegweiserAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 6
FensterputzerAnz. 2

Tipps

Plane pro Gast mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und Besteck ein; bei mehreren Gängen brauchst du zusätzlich Reservegeschirr von etwa 10 Prozent.
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser in Karaffen oder Getränkespendern bereit. Kühlboxen und Eiswürfeleimer solltest du spätestens am Vortag organisieren.
Für ein Buffet sind Servierschalen, Servierlöffel, Serviertabletts und Warmhaltebehälter entscheidend. Prüfe zwei Tage vorher, ob alle Behälter zum Menü passen und ausreichend Platz auf den Buffettischen vorhanden ist.
Teste Mikrofone, Lautsprecher, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand mindestens 24 Stunden vor dem Benefizabend. Ein fehlendes Verbindungskabel oder ein leerer Akku lässt sich kurz vor Beginn nur schwer ersetzen.
Sammle Auktionsartikel nicht erst am Veranstaltungstag: Lege sie spätestens drei Tage vorher an einem Ort ab, erstelle die Auktionsliste und reserviere eine sichtbare Präsentationsfläche mit Etageren oder Tischen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Benefizabend an Geschirr?: Plane pro Gast einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und passendes Besteck ein. Für Kaffee und mehrere Getränkesorten kommen Kaffeetassen, Kaffeelöffel sowie Wein- und zusätzliche Gläser hinzu. Rechne bei jeder Geschirrart mit etwa 10 Prozent Reserve.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Benefizabend?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Wasser sollte während des gesamten Abends in Karaffen oder Getränkespendern verfügbar sein. Kühlung und Eis organisierst du spätestens am Vortag.
Welche Technik brauche ich für einen Benefizabend?: Für Reden, Künstler und Präsentationen brauchst du je nach Programm Mikrofone, Lautsprecher, einen Laptop, einen Beamer und eine Projektionsleinwand. Teste die komplette Verbindung mindestens 24 Stunden vorher und halte ein Ersatzkabel bereit.
Wann sollte ich die Sachen für die Auktion bereitstellen?: Die Auktionsartikel sollten spätestens drei Tage vor dem Benefizabend gesammelt und abgeholt sein. Erstelle dann die Auktionsliste, prüfe die Zahlungsweise für Spenden und ordne die Artikel am Veranstaltungstag vor dem Einlass sichtbar an.

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