Walking dinner organiseren: complete checklist

Een walking dinner vraagt meer voorbereiding dan een gewoon diner, omdat gasten tussen de gangen bewegen en elk gerecht op het juiste moment klaar moet staan. Leg eerst datum, locatie, gastenlijst en menu vast. Verzamel dieetwensen uiterlijk twee weken vooraf en werk daarna de looproute, tafelschikking en rolverdeling uit. Controleer ook vroegtijdig koelkastruimte, servies, glaswerk en warmhoudmogelijkheden. Op de dag zelf draait alles om voorbereiding per gang en duidelijke labels voor gerechten en allergenen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Menu en gangen bepalen
3 personen
Alternatieve gerechten bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Servies en glaswerk reserveren
Koelkastruimte controleren
Tafelschikking uitwerken
2 personen
Looproute voor gasten bepalen
2 personen
Gangen en allergenen labelen
2 personen
Rolverdeling voor bediening maken
2 personen
Muziek selecteren
Menukaarten en labels printen
Gastenlijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Verse ingrediënten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ingrediënten wassen en snijden
4 personen
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
Koude gerechten voorbereiden
3 personen
Desserts portioneren
2 personen
Allergievrije gerechten apart zetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en statafels plaatsen
4 personen
Buffet- en uitgiftepunten inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Glazen en drankenstation klaarzetten
2 personen
Menukaarten neerleggen
2 personen
Decoratie aanbrengen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Keukenwerkplekken schoonmaken
2 personen
Bediening instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Eerste gang uitserveren
4 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede gang uitserveren
4 personen
Derde gang uitserveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Vierde gang uitserveren
4 personen
Dessert uitserveren
4 personen
Lege glazen verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Jassen teruggeven
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
Keukenapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Eettafelsaantal 10
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 180
Diepe bordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 10
Bakken met dekselaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Vaasjesaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Menukaartenaantal 60
Allergenenkaartjesaantal 30

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per gang een vaste uitgifteplek en bepaal vooraf hoe gasten door de ruimte lopen. Zo voorkom je opstoppingen wanneer een nieuwe gang wordt geserveerd.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 14 dagen voor het walking dinner en maak voor elke afwijking een alternatief gerecht. Label alternatieve gerechten en allergenen voordat de eerste gasten arriveren.
Tel het servies per gang, niet alleen per gast. Voorzie dinerborden, diepe borden en dessertborden, plus minimaal één waterglas en één wijnglas per persoon.
Controleer 2 dagen vooraf of alle ingrediënten in de koelkast passen. Gebruik koelboxen voor tijdelijke opslag en zet dranken pas koud zodra er voldoende ruimte overblijft voor de voorbereide gerechten.
Maak de koude gerechten en desserts zo veel mogelijk eerder op de dag klaar. Bereid warme gerechten in batches en wijs per gang één persoon aan voor uitgifte, aanvullen en communicatie met de bediening.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd vooraf moet ik een walking dinner organiseren?: Leg datum en locatie minimaal 6 weken vooraf vast en verstuur de uitnodigingen daarna. Verzamel dieetwensen en bevestig aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor het diner.
Hoeveel personeel heb je nodig voor een walking dinner?: Reken op minimaal 1 persoon voor de organisatie en 1 bedieningspersoon per 10 tot 12 gasten. Bij meerdere warme gangen is een extra keukenhulp verstandig, zodat de uitgifte niet stilvalt.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een walking dinner?: Voorzie per gast minstens één bord per gang en een reserve van 10 procent. Plan daarnaast één waterglas en één wijnglas per persoon, plus extra bestek voor gerechten die niet met hetzelfde bestek gegeten worden.
Wanneer moet ik de boodschappen doen voor een walking dinner?: Haal houdbare producten 2 tot 3 dagen vooraf en koop verse ingrediënten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Zet dranken tijdig koud en bewaar gesneden ingrediënten in afgesloten bakken in de koelkast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.