LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Walima-feest organiseren: checklist en planning

Een Walima-feest vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst gasten en locatie, daarna menu, indeling en materialen. Verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief maakt en noteer allergenen per gerecht. Regel tafels, stoelen, servies en glaswerk op tijd, zodat je niet vlak voor het feest nog moet bijbestellen. Met deze checklist houd je ook de minder opvallende zaken bij, zoals naamkaartjes, tafelnummers, routebordjes, koeling en een technische test.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Gastenlijst opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Definitieve gastenlijst maken

    2 personen

  • Cateringmenu vaststellen

    3 personen

  • Allergenen per gerecht noteren

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Tafels en stoelen reserveren

  • Servies en glaswerk reserveren

  • Buffetindeling bepalen

    2 personen

  • Zitplan maken

    2 personen

  • Tafelnummers voorbereiden

  • Menukaarten printen

  • Naamkaartjes printen

  • Leveringen bevestigen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Houdbare boodschappen doen

    3 personen

  • Verse boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Decoratie sorteren

    2 personen

  • Muziek afspeellijst maken

  • Techniek testen

    2 personen

  • Routebordjes voorbereiden

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Buffetgerechten voorbereiden

    5 personen

  • Desserts voorbereiden

    3 personen

  • Salades voorbereiden

    3 personen

  • Broodmanden vullen

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    4 personen

  • Buffettafels opstellen

    3 personen

  • Tafels dekken

    5 personen

  • Naamkaartjes plaatsen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Bloemstukken plaatsen

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Geluidsinstallatie plaatsen

    2 personen

  • Buffet warmhouden

    3 personen

  • Allergenenkaartjes plaatsen

    2 personen

  • Welkomsttafel inrichten

    2 personen

  • Parkeerbordjes plaatsen

    2 personen

  • Garderobe inrichten

    2 personen

Event

  • Ontvangsttafel bemannen

    2 personen

  • Gasten verwelkomen

    3 personen

  • Jassen aannemen

    2 personen

  • Welkomstdrank serveren

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet openen

    2 personen

  • Buffet serveren

    5 personen

  • Buffetgerechten aanvullen

    4 personen

  • Gebedsruimte netjes houden

  • Gebak aansnijden

    2 personen

  • Dessert serveren

    3 personen

  • Tafels tussendoor afruimen

    3 personen

  • Toiletten tussendoor controleren

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    4 personen

  • Restanten veilig koelen

    3 personen

  • Buffet afbreken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Geluidsinstallatie afbouwen

    2 personen

  • Tafels en stoelen terugzetten

    4 personen

  • Vloeren vegen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten grondig schoonmaken

    2 personen

  • Servies afwassen

    4 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Gehuurde spullen controleren

    2 personen

  • Gehuurde spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven spullen opbergen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Restanten verdelen

    3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Ronde tafelsaantal 12
  • Buffettafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 110
  • Ontvangsttafel
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Garderobehangersaantal 120
  • Dranktafelsaantal 4
  • Krukkenaantal 8
  • Koelboxenaantal 4
  • Afvalbakkenaantal 8

Servies

  • Dinerbordenaantal 120
  • Dessertbordenaantal 120
  • Soepkommenaantal 120
  • Waterglazenaantal 140
  • Theeglazenaantal 120
  • Koffiekopjesaantal 120
  • Messenaantal 130
  • Vorkenaantal 130
  • Lepelsaantal 130
  • Serveerschalenaantal 24
  • Opscheplepelsaantal 24
  • Serveertangenaantal 12
  • Koffiekannenaantal 6
  • Theepottenaantal 4

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 18
  • Tafellopersaantal 12
  • Servettenringenaantal 120
  • Kunstbloemstukkenaantal 14
  • Welkomstbord
  • Tafelnummersaantal 12
  • Menukaartenaantal 120
  • Naamkaartjesaantal 110
  • Ballonnenbogenaantal 2
  • Ballonnenaantal 250
  • Slingerbanenaantal 6
  • Kaarsenaantal 36
  • Kaarsenhoudersaantal 36

Apparatuur

  • Warmhoudbakkenaantal 12
  • Inductiekookplatenaantal 4
  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Koelkastenaantal 2
  • Verlenghaspelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Speakersaantal 2
  • Microfoon
  • Mengpaneel
  • Laptop

Keuken

  • Snijplankenaantal 8
  • Koksmesaantal 6
  • Mengkommenaantal 8
  • Maatbekersaantal 4
  • Keukentangenaantal 8
  • Aluminiumfolieaantal 6
  • Vershoudfolieaantal 6
  • Voedselbakkenaantal 20

Verlichting

  • Ledlichtslingersaantal 8
  • Ledlampenaantal 12
  • Batterijlantaarnsaantal 6
  • Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

  • Bezemaantal 2
  • Stofzuiger
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen voor het Walima-feest. Gebruik die lijst voor het zitplan, het aantal naamkaartjes, tafelnummers en de cateringhoeveelheden.
  • Plan de buffetindeling vóór je de tafels laat plaatsen. Houd aparte ruimte vrij voor servies, serveerschalen, opscheplepels, serveertangen en een rij die niet langs de ontvangsttafel loopt.
  • Controleer 3 tot 5 dagen vooraf of locatie, tafels, stoelen, servies, glaswerk en andere leveringen bevestigd zijn. Vraag bij elke levering naar het tijdstip en wie de ontvangst regelt.
  • Koel dranken niet allemaal tegelijk als je weinig koelruimte hebt. Zet houdbare dranken eerder klaar en gebruik koelboxen of dranktafels om water, thee en andere dranken gescheiden te houden.
  • Test muziek en techniek minimaal 2 uur vóór ontvangst van de gasten. Leg routebordjes, het welkomstbord en de garderobehangers klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Walima-feest organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatie. Leg catering, tafels, stoelen en servies uiterlijk 3 weken vooraf vast.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een Walima-feest versturen?
Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vóór het feest. Geef een aanmeldtermijn van 2 tot 3 weken, zodat je dieetwensen en aantallen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Walima-feest klaar te zetten?
Reken op minstens 4 uur voor tafels, stoelen, buffet, decoratie, servies, naamkaartjes en techniek. Plan daarnaast 2 uur vóór aanvang voor koelen, laatste controles en ontvangst van leveranciers.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten aan de cateraar doorgeven?
Geef het definitieve aantal gasten 7 tot 10 dagen vóór het Walima-feest door. Lever tegelijk de dieetwensen en allergenen per gerecht aan, zodat wijzigingen niet op het laatste moment ontstaan.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!