Checklist de Fiesta Walima: qué preparar y cuándo

Una Fiesta Walima requiere coordinar invitados, catering, sala y detalles de mesa sin dejar decisiones para el último día. Empieza por la lista de invitados y las invitaciones; después cierra las preferencias dietéticas, el menú y las reservas. En la última semana, confirma entregas, revisa las compras, prepara la decoración y prueba la parte técnica. Esta checklist reúne 79 tareas y 66 elementos para seguir el orden de preparación con claridad.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Definir el menú de catering
3 personas
Anotar alérgenos por plato
2 personas
Reservar el lugar
Reservar mesas y sillas
Reservar vajilla y cristalería
Determinar la distribución del buffet
2 personas
Hacer el plano de asientos
2 personas
Preparar los números de mesa
Imprimir menús
Imprimir etiquetas con nombres
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
3 personas
Hacer la compra de productos frescos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Crear lista de reproducción
Probar la técnica
2 personas
Preparar los carteles de ruta
Comprobar los baños
2 personas
Preparar los platos del buffet
5 personas
Preparar los postres
3 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Llenar las cestas de pan
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Poner la mesa
5 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Instalar el sistema de sonido
2 personas
Mantener caliente el bufé
3 personas
Colocar carteles de alérgenos
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
5 personas
Reponer los platos del bufé
4 personas
Mantener ordenada la sala de oración
Cortar el pastel
2 personas
Servir el postre
3 personas
Recoger las mesas entre turno y turno
3 personas
Comprobar los baños entre medias
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
4 personas
Enfriar de forma segura los sobrantes
3 personas
Desmontar el bufé
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Barrer los suelos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar el material alquilado
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Distribuir los sobrantes
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Sillascant. 110
Mesa de recepción
Percheroscant. 2
Perchas para el guardarropacant. 120
Mesas de bebidascant. 4
Taburetescant. 8
Neveras portátilescant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazones para sopacant. 120
Vasos para aguacant. 140
Vasos de técant. 120
Tazas de cafécant. 120
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 130
Bandejas de servircant. 24
Cucharonescant. 24
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Manteles runnerscant. 12
Servilleteroscant. 120
Arreglos florales artificialescant. 14
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 12
Cartas del menúcant. 120
Tarjetas de nombrecant. 110
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 250
Pistas con curvascant. 6
Velascant. 36
Portavelascant. 36

Equipo

Bandejas para mantener calientecant. 12
Placas de induccióncant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Neverascant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Micrófono
Mesa de mezclas
Portátil

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillo de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6
Bandejas de comidacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados al menos 7 días antes. Así puedes entregar al catering el número final, registrar alergias y preparar el plano de asientos sin improvisaciones.
Reserva mesas, sillas, vajilla y cristalería en cuanto confirmes el lugar. Cuenta cada pieza para el servicio completo y añade un margen del 10 % para roturas, cambios o invitados de última hora.
Divide las compras en dos momentos: productos no perecederos con varios días de antelación y productos frescos entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas como mínimo 6 horas antes de la llegada de los invitados.
Prepara con 1 o 2 días de margen los números de mesa, menús, etiquetas con nombres, carteles de ruta y la decoración clasificada. El día del evento solo tendrás que colocarlos en su zona correspondiente.
Prueba la técnica y la lista de reproducción al menos 24 horas antes. Comprueba también que la recepción, el guardarropa, el buffet y las mesas de bebidas tengan espacio y señalización suficiente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo enviar las invitaciones para una Fiesta Walima?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la celebración. Pide la confirmación de asistencia y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 10 a 14 días antes.
¿Cuándo debo cerrar el número de invitados y el menú?: Cierra la lista definitiva entre 7 y 10 días antes. Define el menú y anota los alérgenos por plato antes de confirmar el pedido final con el catering.
¿Cuándo comprar la comida y enfriar las bebidas?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 7 días antes y los frescos entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas al menos 6 horas antes, usando neveras portátiles si el espacio de refrigeración es limitado.
¿Cuándo preparo las mesas y la decoración de la Fiesta Walima?: Clasifica la decoración, los números de mesa y la papelería 1 o 2 días antes. Monta las mesas, el buffet y la recepción el mismo día, dejando entre 2 y 3 horas para colocar manteles, vajilla, sillas y señalización.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.