Walima-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Walima-Feier braucht früh klare Entscheidungen, besonders bei Gästeliste, Catering und Raumaufteilung. Plane zuerst Personen und Ort, danach Menü, Sitzplätze und Ausstattung. Spätestens in der letzten Woche sollten Lieferungen, Technik und Wegweiser bestätigt sein. Diese Checkliste umfasst 79 Aufgaben und 66 benötigte Dinge – von runden Tischen und Geschirr bis zu Getränken, Dekoration und Beschilderung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Cateringmenü festlegen
3 Personen
Allergene je Gericht notieren
2 Personen
Location reservieren
Tische und Stühle reservieren
Geschirr und Gläser reservieren
Buffetaufteilung festlegen
2 Personen
Sitzplan erstellen
2 Personen
Tischnummern vorbereiten
Menükarten drucken
Namensschilder drucken
Lieferungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
3 Personen
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
Technik testen
2 Personen
Wegweiser vorbereiten
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Buffetgerichte vorbereiten
5 Personen
Desserts vorbereiten
3 Personen
Salate vorbereiten
3 Personen
Brotkörbe füllen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffetische aufstellen
3 Personen
Tische eindecken
5 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
Buffet warm halten
3 Personen
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Parkschilder aufstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen

Event

Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet servieren
5 Personen
Buffetgerichte auffüllen
4 Personen
Gebetsraum ordentlich halten
Gebäck anschneiden
2 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
4 Personen
Reste sicher kühlen
3 Personen
Buffet abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Böden fegen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Gemietete Gegenstände kontrollieren
2 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Restposten verteilen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Runde TischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 6
StühleAnz. 110
Empfangstisch
GarderobenständerAnz. 2
GarderobenbügelAnz. 120
GetränketischeAnz. 4
HockerAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
SuppenschalenAnz. 120
WassergläserAnz. 140
TeegläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 120
MesserAnz. 130
GabelnAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServierschalenAnz. 24
ServierlöffelAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
TischläuferAnz. 12
ServiettenringeAnz. 120
KunstblumenarrangementsAnz. 14
Willkommensschild
TischnummernAnz. 12
SpeisekartenAnz. 120
NamensschilderAnz. 110
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 250
RutschbahnenAnz. 6
KerzenAnz. 36
KerzenhalterAnz. 36

Ausstattung

WarmhaltebehälterAnz. 12
InduktionskochplattenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mischpult
Laptop

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6
LebensmittelboxenAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

BesenAnz. 2
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die endgültige Gästeliste erst ab, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Für jedes Gericht sollten die enthaltenen Allergene schriftlich festgehalten werden.
Reserviere Location, Tische, Stühle, Geschirr und Gläser gemeinsam und bestätige die Lieferungen spätestens 7 Tage vor der Feier. So fallen fehlende Bestandteile noch rechtzeitig auf.
Plane die Buffetaufteilung vor dem Drucken der Menükarten. Prüfe dabei, ob Servierschalen, Servierlöffel und Servierzangen für alle vorgesehenen Speisen vorhanden sind.
Bereite Sitzplan, Tischnummern und Namensschilder mindestens 2 Tage vorher vor. Runde Tische, Empfangstisch, Getränketische und Garderobenständer sollten im Aufbauplan eindeutig eingezeichnet sein.
Kühle Getränke am Vortag und erledige frische Einkäufe möglichst am Veranstaltungstag. Teste Musik und Technik einige Stunden vor Beginn und stelle Abfallbehälter dort auf, wo Gäste und Buffet sie gut erreichen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Walima-Feier organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Location. Catering, Mobiliar und Geschirr sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann muss die endgültige Gästeliste für eine Walima-Feier fertig sein?: Schließe sie etwa 10 bis 14 Tage vor der Feier ab, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft wurden. Erst danach lassen sich Menü, Sitzplan und Mengen zuverlässig festlegen.
Wie viel Geschirr braucht man für eine Walima-Feier?: Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas sowie Messer und Gabel ein. Bei mehreren Gängen oder Selbstbedienung sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
Wann sollte man die Getränke für eine Walima-Feier kühlen?: Stelle die Getränke am Vortag in Kühlboxen oder Kühlschränke und prüfe 2 bis 3 Stunden vor Beginn die Temperatur. Für den Empfang sollten zusätzliche Getränketische bereits vollständig vorbereitet sein.

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