Fête de Walima : la checklist pour tout organiser

Une Fête de Walima demande de coordonner les invités, le repas, le lieu et l’accueil sans laisser les détails de dernière minute s’accumuler. Commence par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis verrouille le nombre définitif de convives avant de confirmer le menu, le mobilier et la vaisselle. La préparation finale consiste à contrôler les livraisons, refroidir les boissons, installer le buffet et vérifier les indications pour les invités. Cette checklist regroupe les 79 tâches et 66 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Définir le menu du catering
3 personnes
Noter les allergènes par plat
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver des tables et des chaises
Réserver la vaisselle et les verres
Définir la disposition du buffet
2 personnes
Établir le plan de salle
2 personnes
Préparer les numéros de table
Imprimer les menus
Imprimer les badges nominatifs
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
Faire les courses de produits frais
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Créer la playlist musicale
Tester la technique
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer les plats du buffet
5 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Remplir les paniers à pain
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Dresser les tables
5 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Maintenir le buffet au chaud
3 personnes
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Réapprovisionner les plats du buffet
4 personnes
Maintenir la salle de prière propre
Découper le gâteau
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
Vérifier les toilettes entre-temps
Vider les poubelles
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
4 personnes
Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Balayer les sols
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier les articles loués
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les affaires restantes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Répartir les restes
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 12
Tables de buffetqté 6
Chaisesqté 110
Table d’accueil
Portantsqté 2
Cintres de vestiaireqté 120
Tables pour boissonsqté 4
Tabouretsqté 8
Glacièresqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Bol à soupeqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à théqté 120
Tasses à caféqté 120
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 24
Louchesqté 24
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Chemins de tableqté 12
Rond de servietteqté 120
Compositions florales artificiellesqté 14
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 12
Cartes de menuqté 120
Badges nominatifsqté 110
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 250
Parcours à obstaclesqté 6
Bougiesqté 36
Bougeoirsqté 36

Équipement

Bacs de maintien au chaudqté 12
Plaques à inductionqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Réfrigérateursqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Ordinateur portable

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Bacs alimentairesqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite pour les inscriptions avant d’établir la liste définitive des invités. Utilise cette liste pour confirmer les besoins alimentaires, les badges nominatifs et le plan de salle.
Note les allergènes pour chaque plat dès que le menu du traiteur est défini. Prévois aussi l’affichage des menus afin que les invités puissent identifier les plats sans interrompre le service.
Ne réserve pas uniquement les tables et les chaises : vérifie aussi les tables de buffet, la table d’accueil, les tables pour boissons et les portants avec cintres. Cette répartition évite de transformer l’entrée ou le buffet en zone encombrée.
Confirme chaque livraison quelques jours avant la Fête de Walima, puis vérifie la liste des courses séparément pour les produits non périssables et les produits frais. Les boissons doivent être mises au frais suffisamment tôt pour être servies dès l’arrivée des invités.
Teste la technique et la playlist avant l’installation finale. Prépare également les numéros de table, les panneaux d’itinéraire et le panneau d’accueil : ce sont des éléments faciles à oublier jusqu’au moment où les premiers invités arrivent.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Fête de Walima ?: Envoie-les au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse environ 2 semaines avant l’événement afin de finaliser les invités, les besoins alimentaires et le plan de salle.
Quand confirmer le nombre définitif d’invités ?: Confirme-le dès que la date limite d’inscription est passée, idéalement 10 à 14 jours avant la Fête de Walima. Ce chiffre sert à ajuster le menu, les tables, les chaises, la vaisselle et les badges.
Combien de temps avant la fête faut-il refroidir les boissons ?: Mets les boissons au frais au moins 6 heures avant le début, et davantage si les quantités sont importantes. Répartis-les dans plusieurs glacières ou espaces réfrigérés pour éviter un refroidissement inégal.
Quand vérifier les livraisons et le matériel de table ?: Contrôle les livraisons 2 à 3 jours avant l’événement, puis fais une dernière vérification le jour même. Compte notamment les assiettes, verres, couverts, plateaux, louches et pinces de service avant l’ouverture du buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.