Wat heb je nodig voor een vrouwencongres?

Voor een vrouwencongres heb je meer nodig dan stoelen en koffie. De registratiebalie, naamkaartjes, programma’s en techniek moeten klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Stem aantallen af op de definitieve deelnemerslijst en reserveer materiaal voor sprekers, catering en pauzes. Denk ook aan dieetwensen, voldoende waterglazen en een complete set kabels: juist die onderdelen worden vaak pas op de congresdag gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 115
Tafelsaantal 18
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Koffielepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Congresbanner
Bloemstukkenaantal 6
Tafellopersaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Wegwijzerbordenaantal 8
Menukaartenaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-staande lampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Theedoekenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Groene thee - 100 zakjes
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Koolzuurvrij water - 20 liter
- Bruiswater - 12 liter
- Miniquiches - 150 stuks
- Groentewraps - 120 stuks
- Hummus - 3 kilo
- Komkommer - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Worteltjes - 2 kilo
- Paprikareepjes - 2 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Gemengde noten - 2 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Groene salade - 8 kilo
- Pastasalade - 10 kilo
- Couscoussalade - 8 kilo
- Gegrilde groenten - 8 kilo
- Falafel - 6 kilo
- Kipfilet - 12 kilo
- Rijst - 8 kilo
- Aardappeltjes - 10 kilo
- Vegetarische jus - 5 liter
- Knoflooksaus - 3 liter
- Yoghurtdressing - 3 liter
- Pestodressing - 2 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Vers fruit - 15 kilo
- Appeltaartpunten - 120 stuks
- Vegan gebak - 20 stuks
- Glutenvrij gebak - 15 stuks
- Kaasplank - 5 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Crackers - 10 pakken
- Dieetmaaltijden - 15 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Handzeep - 6 flacons
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Voedselcontainers - 20 stuks

Tips

Maak de boodschappenlijst op basis van de definitieve deelnemerslijst en tel per deelnemer één naamkaartje en één gedrukt programma. Houd voor late wijzigingen minimaal 10 extra blanco naamkaartjes achter de hand.
Plan voor koffie en thee per persoon minstens één kopje per pauzemoment en reken op twee tot drie waterglazen per persoon gedurende de dag. Zet extra koffiekopjes en lepeltjes klaar bij de buffettafel.
Controleer de techniek uiterlijk 24 uur vooraf met de echte presentaties. Neem naast laptop, beamer en projectiescherm ook minimaal twee HDMI-kabels, twee verlengkabels en twee stekkerdozen mee.
Zet de registratiebalie minstens 30 minuten voor de inloop klaar met naamkaartjes, deelnemerslijst en programma’s. Leg de kaartjes alfabetisch of op voornaam klaar, zodat aanmelden niet ophoopt bij de entree.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het congres uit en geef het definitieve aantal daarna aan de catering door. Reserveer voor sprekers een spreektafel, microfoon en microfoonstandaard; controleer ook of het geluid via de luidsprekers werkt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een vrouwencongres?: Bestel één stoel per aangemelde deelnemer en zet 5 tot 10 procent extra klaar. Bij 100 deelnemers betekent dat 105 tot 110 stoelen, afhankelijk van de zaalindeling en verwachte late aanmeldingen.
Hoeveel naamkaartjes moet ik bestellen voor een vrouwencongres?: Voorzie één naamkaartje per deelnemer, plus minimaal 10 extra blanco kaartjes. Bij 80 deelnemers heb je dus minstens 90 kaartjes nodig; maak de definitieve set 2 tot 3 dagen vooraf.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties op een vrouwencongres?: Reken minimaal op een laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker, draadloze microfoons, geluidsmixer en luidsprekers. Neem ook twee HDMI-kabels, twee verlengkabels en twee stekkerdozen mee en test alles 24 uur vooraf.
Wanneer moet ik de catering voor een vrouwencongres regelen?: Plaats de cateringbestelling bij voorkeur 7 tot 14 dagen vooraf, zodra het programma en de deelnemersaantallen bekend zijn. Geef dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door en bevestig het definitieve aantal 2 tot 3 dagen voor het congres.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.