Qué necesitas para organizar un congreso de mujeres

Organizar un congreso de mujeres requiere más que reservar una sala y confirmar a las ponentes. Necesitas preparar el registro, la distribución de sillas, el equipo para las presentaciones y el servicio de comidas con antelación. Esta lista reúne el material necesario para que las asistentes puedan orientarse, escuchar las ponencias y comer con comodidad. Calcula las cantidades según el número final de inscritas y añade un pequeño margen para imprevistos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 115
Mesascant. 18
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 140
Copas de vinocant. 120
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 130
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentación
Baterías externascant. 4

Decoración

Banner del congreso
Arreglos floralescant. 6
Manteles runnerscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Señales de orientacióncant. 8
Cartas del menúcant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de pie LEDcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Paños de cocinacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobillas y recogedorescant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 kilo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Té verde - 100 bolsitas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilos
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Vino blanco - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Agua sin gas - 20 litros
- Agua con gas - 12 litros
- Miniquiches - 150 unidades
- Wraps de verduras - 120 unidades
- Hummus - 3 kilos
- Pepino - 3 kilo
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias baby - 2 kilos
- Tiras de pimiento - 2 kilo
- Aceitunas - 2 kilos
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Ensalada verde - 8 kilos
- Ensalada de pasta - 10 kilo
- Ensalada de cuscús - 8 kilo
- Verduras a la parrilla - 8 kilo
- Falafel - 6 kilo
- Pechuga de pollo - 12 kilo
- Arroz - 8 kilos
- Patatas pequeñas - 10 kilos
- Gravy vegetariana - 5 liter
- Salsa de ajo - 3 litros
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Aderezo de pesto - 2 litros
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Fruta fresca - 15 kilos
- Porciones de tarta de manzana - 120 unidades
- Pasteles veganos - 20 unidades
- Pastelería sin gluten - 15 unidades
- Tabla de quesos - 5 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Crackers - 10 paquetes
- Comidas especiales - 15 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Contenedores para alimentos - 20 piezas

Consejos

Prepara una silla por participante y añade entre un 5 % y un 10 % de margen: para 80 asistentes, deja previstas entre 84 y 88 sillas. Comprueba también que haya suficientes mesas para el registro, el buffet y las ponentes.
Para el registro, prepara una mesa, tarjetas con nombres y programas impresos para todas las inscritas, más un 10 % adicional. Lleva también material de escritura y coloca el punto de bienvenida cerca de la entrada.
Cuenta un vaso de agua por persona y por bloque de actividad, y revisa que haya vajilla para la comida, el postre y el café. Si se sirve vino, calcula al menos una copa por comensal y confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido.
El equipo de presentación debe probarse en la sala al menos 2 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, clic de presentación y micrófonos. Lleva baterías externas y cables alargadores de repuesto; suelen faltar justo cuando cambia la ponente.
No dejes para el mismo día la comprobación de las presentaciones. Recógelas como máximo 48 horas antes, ábrelas en el portátil que se usará y verifica sonido, vídeos, tipografías y formato de pantalla.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de mujeres?: Prepara una silla por asistente confirmada y suma entre un 5 % y un 10 % de reserva. Para 100 participantes, calcula entre 105 y 110 sillas, según el espacio disponible y la distribución prevista.
¿Cuándo tengo que encargar el catering del congreso?: Cierra el pedido entre 7 y 10 días antes del evento, cuando ya tengas una lista casi definitiva. Envía al servicio de catering las alergias y preferencias dietéticas recogidas y confirma el número final entre 48 y 72 horas antes.
¿Qué equipo técnico hace falta para las ponencias?: Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, clic de presentación y un sistema de sonido con micrófonos. Haz una prueba completa 2 horas antes de la apertura y lleva cables alargadores, regletas y baterías externas de reserva.
¿Cuántos programas y tarjetas con nombre debo imprimir?: Imprime un programa y una tarjeta con nombre por participante confirmada, más un 10 % extra. Para 80 asistentes, prepara al menos 88 unidades de cada uno para cubrir altas de última hora, errores y sustituciones.

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