Que faut-il prévoir pour un congrès des femmes ?

Pour un congrès des femmes, les achats ne se limitent pas au traiteur et aux badges. Il faut aussi prévoir l’accueil, l’installation de la salle, les repas, les présentations et tout le matériel audiovisuel. Cette liste vous aide à regrouper les fournitures avant le jour J, sans oublier les câbles, les rallonges ou les supports de présentation. Ajustez les quantités au nombre définitif de participantes et d’intervenantes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 115
Tablesqté 18
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Décoration

Bannière de congrès
Compositions floralesqté 6
Chemins de tableqté 12
Badges nominatifsqté 120
Panneaux directionnelsqté 8
Cartes de menuqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadaires LEDqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Torchonsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à main et pellesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Thé vert - 100 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Eau plate - 20 litres
- Eau pétillante - 12 litres
- Mini-quiches - 150 pièces
- Wraps aux légumes - 120 pièces
- Houmous - 3 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Lanières de poivron - 2 kilo
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Salade verte - 8 kilos
- Salade de pâtes - 10 kilos
- Salade de couscous - 8 kilos
- Légumes grillés - 8 kilos
- Falafel - 6 kilo
- Filet de poulet - 12 kilo
- Riz - 8 kilos
- Pommes de terre - 10 kilo
- Jus végétarien - 5 litres
- Sauce à l’ail - 3 litres
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Vinaigrette pesto - 2 litres
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Fruits frais - 15 kilos
- Parts de tarte aux pommes - 120 pièces
- Gâteaux vegan - 20 pièces
- Pâtisseries sans gluten - 15 pièces
- Plateau de fromages - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Crackers - 10 paquets
- Repas diététiques - 15 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Contenants alimentaires - 20 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par participante, intervenante et membre de l’équipe, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les changements de dernière minute.
Pour l’accueil, préparez au moins un badge et un programme imprimé par personne inscrite, plus 5 à 10 exemplaires supplémentaires pour les corrections ou les inscriptions tardives.
Comptez au minimum un verre à eau par personne et par service. Pour un repas avec vin, prévoyez aussi un verre à vin par convive et 10 % de réserve.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI et le cliqueur au moins 24 heures avant le congrès. Gardez une rallonge, une multiprise et des batteries externes en réserve.
Commandez la vaisselle et le matériel de buffet en fonction du nombre de repas servis, avec une marge d’environ 10 %. Les tasses à café, cuillères à café et plateaux sont souvent oubliés jusqu’au moment de la pause.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès des femmes ?: Prévoyez une chaise par personne attendue, en incluant les intervenantes et l’équipe d’organisation. Ajoutez 5 à 10 % de chaises supplémentaires afin de pouvoir modifier la répartition des sièges le jour même.
Combien de badges et de programmes faut-il imprimer ?: Imprimez un badge et un programme pour chaque participante inscrite. Ajoutez 5 à 10 exemplaires de chaque document pour les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les changements de dernière minute.
Quand faut-il vérifier le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’ouverture du congrès. Vérifiez ensuite sur place le jour même, avant l’arrivée des participantes, avec les présentations définitives et tous les câbles nécessaires.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour le traiteur ?: Basez la commande sur le nombre définitif de repas, puis ajoutez environ 10 % de marge. Prévoyez au minimum une assiette, un verre et les couverts nécessaires par personne et par service, ainsi qu’une tasse et une cuillère à café par participante pour chaque pause.

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