Checklist voor een open dag van je vrijwilligersorganisatie
Een open dag van een vrijwilligersorganisatie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en koffie. Je moet bezoekers aantrekken, vrijwilligers op de juiste plek inzetten en zorgen dat presentaties, demonstraties en ontvangst soepel verlopen. Begin met datum, doelgroep en bezoekersaantal en werk daarna toe naar ruimte-indeling, aanmeldingen en het vrijwilligersrooster. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je kort voor de open dag afrondt en welke praktische details vaak te laat worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Doelgroep en bezoekersaantal bepalen
2 personen
Locatie en ruimtes controleren
2 personen
Ruimtes en opstelling reserveren
Vrijwilligersfuncties beschrijven
2 personen
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Leveranciers en reserveringen bevestigen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Presentaties en demonstraties verzamelen
2 personen
Presentatoren instrueren
2 personen
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Informatiemateriaal printen
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Informatiestands inrichten
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentatieruimte testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Vrijwilligersbriefing houden
6 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers rondleiden
4 personen
Informatiestand bemannen
6 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Fotomomenten vastleggen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Nazorg
Informatiemateriaal verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad controleren
2 personen
Deelnemers opvolgen
2 personen
Vrijwilligers bedanken
2 personen
Foto's veilig opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Statafelsaantal 4
- Tafelrokkenaantal 10
- Klapstoelenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 6
- Powerbanksaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 10
- Krijtbordenaantal 8
- Markeerstiftenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 2
- Schaaraantal 6
Catering
- Thermosdispensersaantal 4
- Drankdispensersaantal 4
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Koelelementenaantal 20
- Waterkannenaantal 8
- Broodmandenaantal 6
- Melkkannetjesaantal 6
- Suikerbakjesaantal 6
- Kruidenrekjesaantal 2
Registratie
- Naamkaartjesaantal 100
- Badgehoudersaantal 100
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Registratiebakjesaantal 4
- Infomappenaantal 100
- Foldersaantal 150
- Notitieblokkenaantal 30
- Enveloppenaantal 100
- Pijlbordenaantal 12
- Programmaflyersaantal 150
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 4
- Kabelmattenaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
- Servetdispensersaantal 8
- Afwasteiltjesaantal 4
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk enkele weken vooraf het programma, de ruimtes en de opstelling vast. Controleer meteen of partytenten, tafels, stoelen en statafels beschikbaar zijn, zodat je niet op het laatste moment een alternatief moet zoeken.
- Open het aanmeldformulier voordat je uitnodigingen en online publicaties verstuurt. Gebruik de aanmeldingen daarna voor het vrijwilligersrooster, de aanwezigheidslijst en het verzamelen van dieetwensen.
- Plan presentaties en demonstraties niet alleen inhoudelijk, maar ook technisch. Test laptops, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon vooraf op de plek waar ze worden gebruikt en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
- Maak de bezoekersroute zichtbaar met een plattegrond en bewegwijzering. Controleer bij de ruimte-indeling waar ontvangst, presentaties, catering en demonstraties elkaar niet blokkeren.
- Doe houdbare boodschappen en printwerk niet allemaal op dezelfde dag. Bereid naamkaartjes, informatiemateriaal en de aanwezigheidslijst vooraf voor en zet houdbare catering klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een open dag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en doelgroep. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, het vrijwilligersrooster, printwerk en een technische test.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?
- Dat hangt af van het bezoekersaantal en het programma, maar plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor de catering en per gelijktijdige presentatie of demonstratie één begeleider. Maak het rooster uiterlijk 1 week vooraf en wijs ook een reserve aan.
- Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?
- Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en sluit de inventarisatie ongeveer 1 week voor de open dag. Bevestig leveranciers en reserveringen daarna en controleer de boodschappenlijst uiterlijk 2 dagen vooraf.
- Wanneer test ik de techniek voor een vrijwilligersorganisatie open dag?
- Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon minimaal 2 tot 3 dagen vooraf op de echte opstelling. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en wijs op de dag zelf één vrijwilliger aan voor technische hulp.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!