Zo organiseer je een museumnacht

Een museumnacht vraagt meer voorbereiding dan een gewone avondopenstelling: je combineert bezoekersstromen, rondleidingen, catering, techniek en bescherming van museumstukken. Begin met datum, openingstijden en beschikbare zalen; leg daarna het programma en de route vast. Regel vergunningen, beveiliging, ontruiming en toegankelijkheid voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste weken werk je aan inschrijvingen, vrijwilligers, techniek, bewegwijzering en exacte cateringhoeveelheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden bevestigen
2 personen
2
Museumzalen en publieksruimtes reserveren
2 personen
3
Programma en rondleidingen vastleggen
3 personen
4
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
5
Catering reserveren
2 personen
6
Toegankelijkheid van route controleren
2 personen
7
Beveiligingsplan opstellen
3 personen
8
Ontruimingsplan controleren
3 personen
9
Eerste hulppost bepalen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Evenement online publiceren
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
2 personen
14
Rondleidingen laten inschrijven
2 personen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Taken en instructies versturen
2 personen
18
Technische apparatuur reserveren
2 personen
19
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
20
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
21
Programmaflyers opmaken
2 personen
22
Plattegronden afdrukken
2 personen
23
Naambadges voorbereiden
2 personen
24
Polsbandjes en tickets tellen
2 personen
25
Museumstukken extra beschermen
3 personen
26
Rondleidersbriefing voorbereiden
2 personen
27
Voorraad houdbare dranken controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Verse catering ophalen
2 personen
30
Route en nooduitgangen nalopen
3 personen
31
Materialen naar zalen brengen
4 personen
32
Entreebalie opbouwen
3 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Cloakroom inrichten
3 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Lichtinstallaties plaatsen
3 personen
38
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Bewegwijzering ophangen
3 personen
41
Programmaflyers klaarleggen
2 personen
42
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen
43
EHBO-tafel inrichten
2 personen
44
Technische test uitvoeren
3 personen
45
Rondleiders instrueren
4 personen
46
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
47
Entreepersoneel instrueren
3 personen

Event

48
Zalen openen voor publiek
4 personen
49
Bezoekers ontvangen
4 personen
50
Tickets controleren
4 personen
51
Polsbandjes uitdelen
3 personen
52
Garderobe bemannen
3 personen
53
Bezoekers naar zalen verwijzen
4 personen
54
Rondleidingen verzorgen
6 personen
55
Workshops begeleiden
4 personen
56
Optredens aankondigen
2 personen
57
Catering serveren
4 personen
58
Dranken bijvullen
3 personen
59
Buffet schoon en gevuld houden
3 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
62
Zalen en looproutes controleren
3 personen
63
Verloren voorwerpen registreren
64
Laatste bezoekers informeren
3 personen
65
Garderobe veilig afsluiten
2 personen
66
Bezoekers veilig naar buiten begeleiden
4 personen

Nazorg

67
Apparatuur uitschakelen
3 personen
68
Cateringresten koelen of afvoeren
3 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
73
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
74
Zalen schoonmaken
4 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Garderobe leegmaken
2 personen
77
Museumobjecten eindcontrole geven
3 personen
78
Materialen terugbrengen
3 personen
79
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
80
Overgebleven catering opruimen
2 personen
81
Gevonden voorwerpen afhandelen
82
Aanmeldgegevens archiveren
83
Bedankbericht versturen
2 personen
84
Foto- en programmamateriaal archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20

Apparatuur

Ticketscannersaantal 4
Tabletsaantal 4
Oplaadstationsaantal 4
Laptopsaantal 2
Mobiele speakersaantal 4
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 12
LED-lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 40

Decoratie

Programmapostersaantal 20
Kunststof fotolijstenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Decoratieve vaasjesaantal 20
Papieren decoratieaantal 30

Catering

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkaraffenaantal 12
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Etikethoudersaantal 20
Drankdispensersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelbakkenaantal 6

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 24
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 6
Handschoenenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8
Desinfectiesprayaantal 8

Registratie

Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 600
Ticketrollenaantal 6
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 12
Garderobenummersaantal 300

Communicatie

Portofoonsaantal 12
Portofoonheadsetsaantal 12
Walkietalkie-opladersaantal 4
Programmaflyersaantal 600
Plattegrondenaantal 500
Pijlbordenaantal 40
Ruimtenummersaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Nitrilhandschoenenaantal 100

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg het programma minstens 8 weken vooraf vast. Plan rondleidingen met vaste starttijden en een maximumaantal deelnemers, zodat bezoekersstromen niet tegelijk door smalle museumzalen gaan.
Controleer de publieksroute zaal voor zaal en test die met een rolstoel. Plaats plattegronden en bewegwijzering vóór de entree, bij kruisingen en bij garderobe, toiletten en eerste hulppost.
Maak 4 weken vooraf één veiligheidsronde met beveiliging, techniek en zaalverantwoordelijken. Controleer daarbij ontruimingsroutes, noodverlichting, museumstukken, kabels, microfoons en mobiele speakers.
Verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de avond in de cateringbestelling en bevestig daarna de hoeveelheden. Tel ook bekers, glazen, kopjes, borden en bestek; een tekort valt vooral op tijdens het eerste uur.
Geef vrijwilligers uiterlijk 3 dagen vooraf hun plek, begintijd en instructies. Laat ticketscanners, tablets, oplaadstations, powerbanks en microfoons minimaal 2 uur vóór opening testen en leg reservebatterijen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een museumnacht organiseren?: Begin idealiter 12 weken vooraf met datum, openingstijden, zalen en het hoofdprogramma. Vergunningen, beveiliging en catering regel je uiterlijk 8 weken vooraf; de laatste week gebruik je voor tellingen, instructies en een technische test.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een museumnacht?: Werk met vaste starttijden en een vooraf bepaald maximum per groep, bijvoorbeeld elke 30 minuten. Open de inschrijving minstens 4 weken vooraf en houd ruimte vrij voor bezoekers die alleen de zalen en het vrije programma bezoeken.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een museumnacht?: Publiceer de avond ongeveer 6 weken vooraf en verstuur uitnodigingen zodra datum, openingstijden en hoofdprogramma vaststaan. Sluit inschrijvingen voor rondleidingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het evenement.
Wat moet je 2 uur voor een museumnacht controleren?: Controleer entree, ticketscanners, tablets, verlichting, microfoons, speakers, bewegwijzering, garderobe en catering. Loop daarna de toegankelijke route, ontruimingsuitgangen en bescherming rond museumstukken nog één keer na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.