Organiser les bénévoles pour une journée portes ouvertes

Une journée portes ouvertes repose sur une équipe de bénévoles bien préparée, pas seulement sur un programme attractif. Cette checklist vous aide à organiser les rôles, les inscriptions, les présentations, l’accueil et la restauration dans le bon ordre. Prévoyez les besoins du lieu, du matériel et des visiteurs avant de publier l’événement. Les dernières vérifications concernent notamment les badges, les listes de présence, la signalétique et le briefing des intervenants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le public cible et le nombre de visiteurs
2 personnes
Vérifier le lieu et les espaces
2 personnes
Réserver les espaces et l’agencement
Décrire les rôles des bénévoles
2 personnes
Inviter les bénévoles
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Confirmer les prestataires et les réservations
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Collecter les présentations et démonstrations
2 personnes
Briefer les présentateurs
2 personnes
Composer le menu traiteur
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Faire les courses
3 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les stands d’information
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester l’espace de présentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Animer le briefing des bénévoles
6 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Guider les visiteurs
4 personnes
Tenir le stand d'information
6 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Immortaliser les moments photo
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel d’information
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier les stocks restants
2 personnes
Relancer les participants
2 personnes
Remercier les bénévoles
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Jupes de tableqté 10
Chaises pliantesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Batteries externesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 6

Catering

Distributeurs thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Plats de service avec couvercleqté 8
Pains de glaceqté 20
Carafes d’eauqté 8
Corbeilles à painqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Supports à épicesqté 2

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Bacs d’inscriptionqté 4
Dossiers d'informationqté 100
Brochuresqté 150
Blocs-notesqté 30
Enveloppesqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Flyers du programmeqté 150

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 8
Bacs à vaisselleqté 4

Courses

Courses

Conseils

Fixez les rôles avant d’ouvrir les inscriptions : accueil, orientation, restauration, soutien technique et rangement doivent chacun avoir un responsable identifié.
Demandez les disponibilités et les besoins alimentaires dès l’inscription. Établissez ensuite le planning des bénévoles avec des créneaux et une relève prévue pour les pauses.
Préparez le plan du lieu et la signalétique au moins quelques jours avant l’ouverture. Indiquez clairement l’accueil, les espaces de présentation, les sanitaires et les sorties.
Testez les ordinateurs, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs avant le jour J. Prévoyez les rallonges et multiprises nécessaires, puis désignez une personne pour le dépannage.
Ne gardez pas les tâches d’accueil pour la dernière heure : imprimez la liste de présence, préparez les badges nominatifs et installez les tables, chaises, tentes et équipements avant l’arrivée du premier visiteur.

Questions fréquentes

Quand inviter les bénévoles pour une journée portes ouvertes ?: Lancez l’appel au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de relancer les personnes manquantes et de construire un planning réaliste.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour l’orientation et une personne par espace actif. Ajoutez une relève pour les pauses et prévoyez environ 20 % de bénévoles disponibles en réserve.
Quand envoyer le planning des bénévoles ?: Envoyez une première version 7 à 10 jours avant l’événement, puis confirmez les horaires et les rôles 48 heures avant. Le message doit préciser le lieu, le créneau, le point de rendez-vous et la personne référente.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: Préparez les badges, la liste de présence, les documents imprimés, la signalétique et le matériel longue conservation la veille. Faites aussi un test technique complet et vérifiez les réservations ainsi que la livraison du traiteur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.