Zo organiseer je een open dag voor je vrijwilligersorganisatie

Begin met een helder doel, een realistische bezoekersinschatting en een programma met vaste onderdelen. Reserveer daarna de ruimtes en bepaal hoeveel vrijwilligers je nodig hebt voor ontvangst, rondleidingen, demonstraties en catering. Open het aanmeldformulier vroeg, zodat je dieetwensen en presentaties tijdig verzamelt. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen, testen en klaarzetten: juist daar ontstaan vaak de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Doelgroep en bezoekersaantal bepalen
2 personen
3
Locatie en ruimtes controleren
2 personen
4
Ruimtes en opstelling reserveren
5
Vrijwilligersfuncties beschrijven
2 personen
6
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Open dag online publiceren
10
Promotieposters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
14
Programma naar deelnemers sturen
15
Leveranciers en reserveringen bevestigen
16
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
17
Presentaties en demonstraties verzamelen
2 personen
18
Presentatoren instrueren
2 personen
19
Cateringmenu samenstellen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Informatiemateriaal printen
2 personen
23
Aanwezigheidslijst printen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
26
Koelproducten controleren
2 personen
27
Materialen naar locatie brengen
4 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Ruimtes controleren
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Informatiestands inrichten
4 personen
33
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Presentatieruimte testen
2 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
42
Naamkaartjes klaarleggen
43
Vrijwilligersbriefing houden
6 personen

Event

44
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
45
Bezoekers registreren
2 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Bezoekers rondleiden
4 personen
48
Informatiestand bemannen
6 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Presentaties begeleiden
2 personen
52
Activiteiten begeleiden
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
57
Fotomomenten vastleggen
58
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
59
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

60
Informatiemateriaal verzamelen
3 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad controleren
2 personen
70
Deelnemers opvolgen
2 personen
71
Vrijwilligers bedanken
2 personen
72
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 10
Klapstoelenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Schaaraantal 6

Catering

Thermosdispensersaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 8
Koelelementenaantal 20
Waterkannenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Suikerbakjesaantal 6
Kruidenrekjesaantal 2

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Registratiebakjesaantal 4
Infomappenaantal 100
Foldersaantal 150
Notitieblokkenaantal 30
Enveloppenaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Programmaflyersaantal 150

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Servetdispensersaantal 8
Afwasteiltjesaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan eerst de publieksstroom: noteer per ruimte hoeveel bezoekers er tegelijk terechtkunnen en maak daarna de opstelling met tafels, stoelen en statafels. Zo voorkom je dat een demonstratie- of cateringpunt een doorgang blokkeert.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie vaststaan. Vraag meteen naar dieetwensen en stuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen voor de open dag naar deelnemers en presentatoren.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur en plan per blok minstens één reservepersoon. Een open dag loopt vast als degene bij ontvangst tegelijk bezoekers moet rondleiden of techniek moet bedienen.
Test presentaties, beamer, speakers en microfoon minstens 1 dag vooraf op de echte locatie. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; zonder die test blijken kabels vaak te kort of ontbreekt een aansluiting.
Zet houdbare catering, naamkaartjes, informatiemateriaal en bewegwijzering de avond ervoor klaar. Print de aanwezigheidslijst en plattegrond op papier, ook als bezoekers zich online hebben aangemeld; wifi of een laptop kan bij de ontvangst uitvallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag voor een vrijwilligersorganisatie?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met datum, programma, doelgroep, locatie en ruimtes. Start de promotie en het aanmelden uiterlijk 6 weken vooraf, zodat je 1 week voor de open dag het rooster, de catering en de techniek kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken naast de inhoudelijke begeleiders op minimaal 1 vrijwilliger bij ontvangst, 1 voor de catering en 1 aanspreekpunt voor techniek en ruimtes per gelijktijdig programmaonderdeel. Plan daarnaast per dienst van 2 tot 3 uur één reservepersoon.
Wanneer stuur je het programma van een open dag naar deelnemers?: Stuur een eerste programma direct na de aanmelding en de definitieve versie uiterlijk 3 dagen voor de open dag. Vermeld begin- en eindtijden, de locatie, de route naar de juiste ruimte en eventuele informatie die bezoekers moeten meenemen.
Hoeveel catering moet je inkopen voor een open dag?: Gebruik het bevestigde aantal aanmeldingen als basis en tel 10 procent reserve voor onverwachte bezoekers of morsen. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.