Vrijwilligersfeest organiseren: checklist en planning

Een vrijwilligersfeest vraagt vooral om goede opvolging: gasten uitnodigen, dieetwensen verzamelen, catering berekenen en de locatie op tijd klaarzetten. Begin met de locatie en muziekinstallatie, verwerk daarna de aanmeldingen en stuur het programma rond. In de laatste dagen controleer je boodschappen, drankvoorraad en route-informatie. Op de dag zelf werk je van ruimte-inspectie naar tafels, buffet, koffiehoek en koude dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma naar gasten sturen
Locatie reserveren
Muziekinstallatie reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Muziek samenstellen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Bedankteksten voorbereiden
Route en parkeren controleren
Voorraad drank controleren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes en beleg klaarmaken
4 personen
Dessert portioneren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtsslingers ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes rondbrengen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Bedankmoment begeleiden
2 personen
Quiz begeleiden
2 personen
Muziek en dans verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggetjeslijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand

Verlichting

Lichtsslingersaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Organisatie

Naamkaartjesaantal 70
Stiftenaantal 10
Klembordenaantal 3
Pennenaantal 20
Quizformulierenaantal 60

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uitnodigingen en aanmeldingen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Zo heb je tijd om dieetwensen te verwerken en cateringhoeveelheden betrouwbaar te berekenen.
Stuur programma, route en parkeerinformatie minimaal 7 dagen vooraf naar de gasten. Vermeld ook hoe laat de locatie opengaat en wanneer het programma begint.
Controleer 2 dagen vooraf de boodschappenlijst én de drankvoorraad. Houd houdbare boodschappen apart en zet koelproducten pas na ontvangst direct in koelkast of koelbox.
Reserveer muziekinstallatie en controleer kabels, speakers en microfoon uiterlijk 1 week vooraf. Test het geluid bij de opening van de locatie, niet pas wanneer de eerste gasten binnenkomen.
Maak de opbouwvolgorde zichtbaar voor het team: eerst ruimte inspecteren, daarna tafels en stoelen, vervolgens buffet en koffiehoek, en als laatste de dranken koud zetten. Reken voor de opbouw minimaal 2 uur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersfeest organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met locatie, uitnodigingen en muziekinstallatie. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in de weken daarna en rond boodschappen en programma uiterlijk 2 dagen voor het feest af.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een vrijwilligersfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel koffie, thee en water apart mee en controleer 2 dagen vooraf of de voorraad daarbij aansluit.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een vrijwilligersfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie ongeveer 10 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan de catering of degene die boodschappen doet.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een vrijwilligersfeest?: Plan minimaal 2 uur voor openen, inspecteren, tafels en stoelen opstellen, buffet en koffiehoek inrichten en dranken koud zetten. Reserveer nog 30 minuten extra als je decoratie, een quiz of een fotowand toevoegt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.