Checklist para organizar una fiesta de voluntarios

Una fiesta de voluntarios necesita más coordinación que una reunión informal: hay que confirmar asistentes, adaptar el catering y preparar el espacio antes de que llegue la gente. Esta checklist reúne 63 tareas y 39 elementos, desde las invitaciones y las preferencias dietéticas hasta el buffet, el café, la música y las bebidas frías. Sigue el plan por fases y deja cerrados con antelación los detalles que suelen retrasarse, como el programa, el aparcamiento y el material técnico.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los invitados
Reservar el lugar
Reservar el equipo de música
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Pedir la compra
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Seleccionar la música
Preparar preguntas del quiz
2 personas
Preparar textos de agradecimiento
Comprobar la ruta y el aparcamiento
Comprobar el stock de bebidas
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Guardar la compra de larga duración
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el espacio
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Montar la zona de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bocadillos y toppings
4 personas
Porcionar el postre
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar guirnaldas de luces
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Dar la bienvenida
Servir café y té
2 personas
Repartir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Abrir el buffet
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Coordinar el momento de agradecimiento
2 personas
Dirigir el quiz
2 personas
Proporcionar música y baile
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir las compras sobrantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platoscant. 70
Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 100
Tazascant. 60
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4

Decoración

Mantelescant. 10
Guirnaldas de banderinescant. 6
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Photowall

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Cables alargadorescant. 4

Organización

Tarjetas de nombrecant. 70
Rotuladorescant. 10
Portapapelescant. 3
Bolígrafoscant. 20
Hojas del quizcant. 60

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobas de manocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Así podrás calcular raciones, sillas, vasos y preferencias dietéticas sin trabajar con estimaciones.
Cierra el catering y la lista de la compra cuando termine el plazo de inscripción. Guarda los productos de larga duración primero y reserva tiempo para enfriar los refrigerados y las bebidas antes de abrir el buffet.
Comprueba el equipo de música y el micrófono al menos 2 horas antes de la llegada. Revisa también los altavoces, los cables alargadores y la ubicación de las tomas para evitar cambios durante el programa.
Prepara el espacio en este orden: inspección, mesas y sillas, buffet, zona de café y bebidas. Deja libres los recorridos hacia el aparcamiento, los percheros y las mesas altas para que la recepción no se bloquee.
Ten listos los nombres, las preguntas del quiz y los textos de agradecimiento antes del día del evento. Los agradecimientos suelen quedarse para el final, cuando ya no hay tiempo para revisar nombres o imprimir tarjetas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo enviar las invitaciones para una fiesta de voluntarios?: Envíalas unas 3 semanas antes y establece una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes del evento. Ese margen permite confirmar el catering, las dietas y la distribución de mesas y sillas.
¿Cuándo debo comprar y enfriar las bebidas?: Haz el pedido después de cerrar las inscripciones y recoge la compra con tiempo para separar los productos de larga duración de los refrigerados. Empieza a enfriar las bebidas entre 4 y 6 horas antes de la llegada, según el espacio disponible en las neveras.
¿Cuánto tiempo necesito para montar el lugar?: Reserva al menos 2 horas para inspeccionar el espacio, colocar mesas y sillas, preparar el buffet y montar la zona de café. Añade otros 30 minutos si debes instalar altavoces, micrófono, iluminación o cables.
¿Cuándo debo preparar el programa y los materiales del quiz?: Envía el programa a los invitados entre 3 y 5 días antes y deja listas las preguntas del quiz, las tarjetas de nombre y los textos de agradecimiento como mínimo el día anterior. Así puedes corregir errores antes de abrir la ubicación.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.