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Checklist pour organiser une fête des bénévoles

Une fête des bénévoles demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, le repas et l’installation de la salle. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations jusqu’à l’ouverture du lieu. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, matériel audio, boissons réfrigérées et signalétique. Prévoyez un responsable pour chaque étape afin que tout ne repose pas sur la même personne le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer le programme aux invités

  • Réserver le lieu

  • Réserver le matériel audio

  • Calculer les quantités de catering

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Commander les courses

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Composer la musique

  • Préparer les questions du quiz

    2 personnes

  • Préparer les textes de remerciement

  • Vérifier le parcours et le stationnement

  • Vérifier les stocks de boissons

    2 personnes

  • Récupérer les courses

    2 personnes

  • Stocker les denrées non périssables

    2 personnes

  • Mettre les produits réfrigérés au frais

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Inspecter la salle

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Mettre le buffet en place

    3 personnes

  • Aménager le coin café

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer les sandwichs et la garniture

    4 personnes

  • Portionner le dessert

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer les guirlandes lumineuses

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Installer la table d’accueil

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Effectuer le dernier contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Assurer le mot de bienvenue

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Distribuer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Évacuer les déchets au fur et à mesure

    2 personnes

  • Ouvrir le buffet

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Animer le moment des remerciements

    2 personnes

  • Animer le quiz

    2 personnes

  • Assurer la musique et la danse

  • Annoncer le dernier tour

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

Suivi

  • Emballer les restes en toute sécurité

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Trier les déchets

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    3 personnes

  • Nettoyer l’espace

    4 personnes

  • Débrancher la sonorisation

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Répartir les courses restantes

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 60
  • Tables de buffetqté 3
  • Tables hautesqté 4
  • Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

  • Assiettesqté 70
  • Tasses à caféqté 60
  • Verresqté 100
  • Tassesqté 60
  • Couvertsqté 70
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Louchesqté 8

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Réfrigérateursqté 2
  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 6
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 4

Décoration

  • Nappesqté 10
  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Compositions floralesqté 6
  • Mur photo

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Rallongesqté 4

Organisation

  • Badges nominatifsqté 70
  • Marqueursqté 10
  • Presse-papiersqté 3
  • Stylosqté 20
  • Feuilles de quizqté 60

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balais à mainqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de calculer les quantités de catering. Fixez une date limite de réponse, idéalement 10 à 14 jours avant la fête.
  • Transmettez le programme aux invités quelques jours avant l’événement, avec les indications sur le parcours et le stationnement. Ces informations sont souvent oubliées jusqu’au dernier moment.
  • Réservez le lieu et le matériel audio séparément, puis vérifiez leur disponibilité au moins 2 à 3 semaines avant la fête. Testez les enceintes portables et le microphone avant l’arrivée des invités.
  • Contrôlez les stocks de boissons avant de faire les courses. Mettez les produits réfrigérés au frais dès leur récupération et prévoyez assez d’espace dans les réfrigérateurs ou les glacières.
  • Ouvrez la salle suffisamment tôt pour inspecter les lieux, installer les tables et les chaises, puis mettre en place le buffet et le coin café. Comptez au moins 2 heures si la salle doit être entièrement aménagée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?
Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la fête. Fixez la date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement pour avoir le temps de calculer le catering et de recueillir les besoins alimentaires.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une fête des bénévoles ?
Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et vérifiez les stocks avant de commander les courses.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?
Prévoyez 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, le coin café et les boissons. Ajoutez 30 minutes si vous devez aussi tester le microphone, les enceintes et l’éclairage.
Quand mettre les boissons et les aliments au frais ?
Récupérez les courses le jour de la fête ou la veille selon les produits. Placez les denrées réfrigérées au frais immédiatement après la récupération et laissez au moins 2 heures avant l’accueil pour refroidir les boissons.

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