Freiwilligenfest organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen früh und setze eine klare Rückmeldefrist. Erfasse neben den Zusagen auch Ernährungswünsche, damit du die Cateringmengen nicht erst beim Einkauf schätzen musst.
• Schicke das Programm zusammen mit Anfahrt und Parkhinweisen spätestens einige Tage vor dem Fest. So kommen Gäste nicht erst vor Ort mit Fragen zu Ablauf oder Orientierung auf dich zu.
• Prüfe die Technik vor dem Aufbau: Tragbare Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel müssen zum Raum passen. Teste die Musik und das Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste, nicht während der Begrüßung.
• Plane Kühlprodukte und Getränke rückwärts vom Beginn des Festes. Haltbare Lebensmittel können früher eingelagert werden; Kühlprodukte gehören erst nach der Abholung in Kühlschränke oder Kühlboxen.
• Bereite Dankestexte, Quizfragen und Namensschilder vor dem Veranstaltungstag vor. Lege außerdem Servierschalen, Servierlöffel, Zangen und Thermoskannen dort bereit, wo das Buffet beziehungsweise der Kaffeebereich entsteht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Freiwilligenfest planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Einladungen und Programm. Die Rückmeldefrist sollte etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Fest enden, damit Cateringmengen und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Freiwilligenfest?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Kontrolliere den Vorrat spätestens am Vortag und stelle die Getränke früh genug kalt.

Wann sollte das Catering für ein Freiwilligenfest bestellt werden?

Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldefrist, meist 1 bis 2 Wochen vor dem Fest. Prüfe vorher die Einkaufsliste und gleiche die Mengen mit den bestätigten Gästen und ihren Ernährungswünschen ab.

Was muss am Tag des Freiwilligenfests zuerst aufgebaut werden?

Öffne den Veranstaltungsort zunächst 2 bis 3 Stunden vor Beginn und inspiziere Raum, Stromanschlüsse und Wege. Danach stellst du Tische und Stühle auf, richtest Buffet und Kaffeebereich ein und kühlst die Getränke.

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